Rozliczenie wynagrodzenia pracownika w przypadku całomiesięcznej absencji, przy zbiegu choroby i urlopu

wt. 21 lis 2023

W codziennej praktyce kadrowej bardzo częstą sytuacją jest występowanie absencji pracowniczych mających wpływ na rozliczenie wynagrodzenia, które w przypadku nieobecności ulega stosownemu pomniejszeniu. Za okres absencji pracownik otrzymuje w zamian inne świadczenia, takie jak wynagrodzenie urlopowe czy chorobowe lub zasiłki ZUS. W przypadku nieobecności niepłatnej (np. urlop bezpłatny/ wychowawczy) wynagrodzenie ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu, a za czas absencji pracownik nie otrzymuje żadnego świadczenia.

Standardowo dla celów prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia za czas przepracowany oraz za czas niewykonywania pracy stosuje się następujące źródłowe akty prawne:

• dla celów obliczenia wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia za czas przepracowany: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy;
• dla celów rozliczenia absencji chorobowych: Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa;

• dla celów rozliczenia urlopów: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

W przypadku nieobecności chorobowej dla celów pomniejszenia wynagrodzenia za czas choroby stosuje się zasady określone w § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r., zgodnie z którymi:

„W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Przepis stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie której pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych”.

Dla przykładu pracownik z wynagrodzeniem brutto 6000 PLN , w przypadku przebywania na zwolnieniu lekarskim przez 10 dni w miesiącu będzie miał wyliczone wynagrodzenie za czas przepracowany w następujący sposób:

6000/ 30*10= 2000,00, wynagrodzenie za czas przepracowany = 6000-2000=4000 PLN, za czas absencji dodatkowo wyliczamy wynagrodzenie / zasiłek chorobowy.

Ten na pozór klarowny przepis, nie budzący wątpliwości jego stosowania w codziennej praktyce kadrowej rozpatrzmy na przykładzie nietypowym, w którym pracownik w miesiącu lipcu 2023 jest na zwolnieniu lekarskim w okresie 3-28.07.2023, dodatkowo korzysta z urlopu wypoczynkowego w dniu 31.07.2023 (1 dzień=8h), w konsekwencji czego nie przepracowuje efektywnie w trakcie miesiąca ani jednej godziny.

Jednocześnie weekendy 1-2.07.2023 oraz 29-30.07.2023 są dla pracownika dniami rozkładowo wolnymi od pracy.

W powyższej sytuacji rodzi się pytanie jak należy prawidłowo pracownikowi obliczyć wynagrodzenie za miesiąc lipiec 2023, szczególnie, że przepisy jednoznacznie nie wskazują w jaki sposób ustalić wynagrodzenie pracownika w takim przypadku i czy zastosowanie w tej konkretnej sytuacji znajdzie § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996.

Z pomocą przychodzi wykładnia resortu pracy, zgodnie z którą: „(…) zwrot „przepracowana część miesiąca” należy utożsamiać z sytuacją, w której pracownik przepracował część obowiązującego go wymiaru czasu pracy w danym miesiącu, z powodu korzystania ze zwolnienia lekarskiego. (…) przepis § 11 ust.1 rozporządzenia (oraz stosowany odpowiednio przepis § 11 ust.2 tego rozporządzenia nie dotyczy zatem sytuacji, gdy  pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, która objęła jego rozkładowe dni pracy i nie pracował w danym miesiącu (…)”.

Opinię tę Resort Pracy dodatkowo potwierdził odpowiadając na interpelację poselską (nr 8901) z dnia 25 stycznia 2017 r.:

„W przypadku gdy pracownik nie przepracował w danym miesiącu ani jednego dnia w związku z nieobecnością w pracy z powodu choroby, to nie ma potrzeby ustalania wysokości jego wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. W takiej bowiem sytuacji nie ma części miesiąca (nawet jednego dnia), w którym pracownik wykonywał pracę i za którą przysługiwałoby mu wynagrodzenie za pracę. W mojej opinii powołany przepis nie będzie miał zastosowania zarówno w przypadku, gdy absencja chorobowa pracownika obejmowała cały miesiąc (zwolnienie lekarskie na wszystkie dni miesiąca), jak i wtedy gdy obejmowała ona tylko wszystkie dni miesiąca będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Należy bowiem zauważyć, że naczelna zasada obowiązująca przy ustalaniu prawa do wynagrodzenia za pracę wyrażona została w art. 80 Kodeksu pracy stanowiąc, że wynagrodzenie przysługuje tylko za pracę wykonaną a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy tak stanowią”.

W świetle tej interpretacji, pracownikowi, który w danym miesiącu nie wypracował ani minuty, nie należy się wynagrodzenie za pracę (chyba, że inaczej stanowią uregulowania wewnątrzzakładowe korzystniejsze niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa).

W opisanym przypadku nieobecność pracownika spowodowana urlopem wypoczynkowym oraz chorobą objęła wszystkie rozkładowe dni pracy, w związku z tym nie przepracował on w lipcu 2023 ani jednego dnia/ ani jednej godziny. W związku z tym za ten miesiąc przysługiwało mu wyłącznie wynagrodzenie urlopowe za 1 dzień (31.07) oraz świadczenie chorobowe za 26 dni (3-28.07.2023). Natomiast wynagrodzenia za dni 1-02.07.2023 oraz 29-30.07.2023 nie nalicza się, jako, że pracownik nie przepracował w trakcie miesiąca ani jednej godziny.

Jeśli zainteresował Państwa ten temat, zachęcamy do śledzenia pozostałych wpisów na blogu oraz do kontaktu z naszymi ekspertami.