Ewidencja czasu pracy częstym przedmiotem kontroli PIP

śr. 18 wrz 2019

Zgodnie z doniesieniami prasowymi z raportu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy za 2018 r. wynika, że jednym z głównych naruszeń przepisów, których dopuszczali się pracodawcy było nieprowadzenie, bądź nierzetelne prowadzenie kart ewidencji czasu pracy. Inspektorzy PIP najczęściej odczytywali to jako próbę obejścia przepisów o wynagradzaniu pracy w godzinach nadliczbowych.

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy wynika z przepisów, a jego brak zaliczany jest do katalogu wykroczeń przeciwko prawom pracownika zagrożonych karą grzywny.  Z uwagi na to, że karta ewidencji stanowi podstawę do wyliczenia wynagrodzenia, w tym wynagrodzenia za nadgodziny, a dodatkowo pokazuje czy u pracodawcy dochodzi do ewentualnych naruszeń norm czasu pracy, jest przedmiotem dużego zainteresowania inspektorów, kiedy dochodzi do kontroli w zakładzie pracy.

Ewidencja czasu pracy w polskim prawie

Zobowiązanie do prowadzenia indywidualnej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wynika z art. 149 Kodeksu Pracy oraz Rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej.  Zgodnie z nimi, pracodawca sporządza ewidencję każdego pracownika, bez względu na stosowane u siebie systemy i rozkłady czasu pracy, do celów prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie.

Przepisy nie narzucają konkretnego wzoru druku ewidencji czasu pracy (w poprzednim brzmieniu przepisów nazywanego wprost „kartą ewidencji czasu pracy”), zostawiając tu  swobodę pracodawcy, jednakże konkretyzują zakres informacji, który musi zawierać.

Zgodnie z rozporządzeniem w ewidencji czasu pracy należy wykazać dane o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
3. liczbie godzin nadliczbowych,
4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
5. liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
9. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W przepisach brak informacji jaki przedział czasowy należy uwidocznić na karcie. Pracodawcy biorąc pod uwagę własną specyfikę i organizację pracy mogą zatem samodzielnie zdecydować, jaki okres będzie prezentowany w dokumencie. Najczęściej spotykane są karty w ujęciu miesięcznym bądź pokrywające się z obowiązującym okresem rozliczeniowym.

Rozporządzenie dokumentowe zawiera wykaz formularzy towarzyszących ewidencji, które powinny być gromadzone i przechowywane razem z nią. Należą do nich m.in. dokumenty związane z odbiorem nadgodzin, ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, wnioski pracownika o zwolnienie z przyczyn osobistych, o udzielenie dni wolnych na opiekę nad dzieckiem do lat 14, dokumenty związane ze stosowaniem poszczególnych systemów czasu pracy itd.

Wszystko to, a w szczególności zmiany wprowadzone od stycznia 2019 r., które wymusiły m.in.  wykazywanie konkretnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy, mają na celu ułatwienie nie tylko rzetelnego wyliczenia wynagrodzenia za pracę, ale stanowią dla inspektorów udogodnienie przeprowadzenia kontroli przestrzegania przepisów z zakresu czasu pracy i wynagrodzeń oraz służą utrzymaniu przejrzystości i rzetelności danych dowodowych na wypadek potencjalnego sporu sądowego.

Prowadzenie ewidencji pełnej nie jest wymagane w przypadku niektórych pracowników. Dla zatrudnionych objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej stosuje się tzw. ewidencję uproszczoną, w której nie są wykazywane godziny pracy.

Błędy w ewidencjonowaniu czasu pracy

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest całkowite pomijanie tych grup pracowników i nieprowadzenie dla nich żadnej ewidencji czasu pracy. Zapis o zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania godzin należy jednak odczytywać literalnie co oznacza, że wprawdzie godziny nie są ewidencjonowane, ale rejestracji i wykazowi podlegają dni pracy oraz nieobecności pracownika, tj. np.: dni urlopów wypoczynkowych, choroby, sprawowania opieki nad chorym dzieckiem bądź innym członkiem rodziny, nieobecności usprawiedliwionej, bądź nieusprawiedliwionej itp..

Innym często spotykanym błędem w tym zakresie jest mylne, zamienne traktowanie listy obecności i karty ewidencji czasu pracy. Lista obecności jako dokument potwierdzający stawiennictwo w pracy nie może być traktowana jako substytut karty ewidencji czasu pracy. Głównie ze względu na fakt, że najczęściej nie zawiera wszystkich wymaganych przepisami danych. Dodatkowo występuje w formie zbiorczej, co narusza zasadę indywidualności karty ewidencji.

Dobrowolność list obecności

Warto przy okazji wspomnieć, że listy obecności są dokumentami dobrowolnymi – pracodawca nie ma obowiązku ich prowadzenia. W praktyce, w związku z postępującą informatyzacją odchodzi się od list papierowych na rzecz systemów elektronicznych i kart magnetycznych, które automatycznie i na bieżąco potwierdzają obecność w pracy.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy przynosi pracodawcom różnorodne korzyści. Z jednej strony pozwala uniknąć mandatu i zarzutu o chęć uniknięcia zobowiązań finansowych, związanych z pracą w nadgodzinach oraz odsunąć podejrzenie, że u pracodawcy dochodzi do naruszeń przestrzegania norm czasu pracy. Z drugiej strony jest najlepszym środkiem dowodowym na wypadek sporu z pracownikiem o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny. Brak dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy w sporze sądowym obciąża bowiem pracodawcę, uprawdopodobniając i zwiększając tym samym szansę na wygraną pracownika.

Więcej na www.mazars.pl