Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

Równoważny system czasu pracy

Równoważny system czasu pracy został zdefiniowany w art. 135 Kodeksu Pracy. Zgodnie z art. 135 &1 KP system ten może być wprowadzony w organizacjach, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub profilem działalności firmy. W ostatnim artykule pisaliśmy o podstawowym systemie czasu pracy, a ten różni się w swojej istocie od systemu równoważnego.

Czym jest równoważny system czasu pracy?

Równoważny system czasu pracy charakteryzuje się możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy w niektóre dni tygodnia, powyżej 8 godzin. Wydłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w innych dniach lub dniami wolnymi. Standardowy okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc z możliwością przedłużenia do 3 miesięcy. Dla pracowników zatrudnionych przy pracach uzależnionych od pory roku bądź warunków atmosferycznych, okres rozliczeniowy może trwać do 4 miesięcy. Oczywiście po spełnieniu określonych w Kodeksie Pracy warunków, okres ten można wydłużyć do 12 miesięcy.

Ze względu na dobowy wymiar czasu pracy wyróżnia się 3 warianty równoważnego systemu czasu pracy, w których dobowy czas pracy wynosi:

  • do 12 godzin, w maksymalnie miesięcznym, a w określonych okolicznościach nie dłuższym niż 3 lub 4 miesiące, okresie rozliczeniowym,
  • do 16 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca – przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy,
  • do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym trwającym 1 miesiąc – w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych lub zakładowych służb ratowniczych.

Kiedy nie można stosować równoważnego systemu czasu pracy?

Nie wszystkie grupy pracowników mogą pracować w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy.

Istnieją pewne ustawowe ograniczenia, wymienione w art. 148 Kodeksu pracy, które uniemożliwiają objęcie tym systemem pracowników, m.in.:

  • zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,
  • pracownic w ciąży,
  • pracownic opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody.

Tworzenie harmonogramów

Równoważny system czasu pracy wymaga od pracodawcy tworzenia harmonogramów czasu pracy. Harmonogram czasu pracy to plan pracy dla pracownika lub grupy pracowników na dany okres czasu (okres rozliczeniowy).

Pracodawca, ustalając harmonogramy czasu pracy, przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego powinien uwzględnić:

  • obowiązujące pracownika normy czasu pracy (etat) – liczba godzin do przepracowania,
  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • odpoczynek dobowy i tygodniowy,
  • przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy,
  • zakaz pracy w niedziele i święta, (a gdy praca jest dozwolona w niedziele i święta, konieczność zapewnienia jednej niedzieli wolnej od pracy raz na 4 tygodnie) oraz
  • maksymalną liczbę dni roboczych i wolnych od pracy.

Harmonogram czasu pracy powinno sporządzać się na dany okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca podaje harmonogram do wiadomości pracownika przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, jednak na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w danym okresie. W praktyce zdarzają się sytuacje, kiedy po przekazaniu harmonogramu do wiadomości pracowników, harmonogram trzeba zmienić.

Korekta i zamiana harmonogramów

Kwestii dopuszczalności wprowadzania zmian do harmonogramu prawnie nie uregulowano. Korekta jest jednak dopuszczalna w sytuacjach wyjątkowych, takich jak np. choroba pracownika, urlop na żądanie bądź udzielanie dni wolnych za nieplanowaną pracę w niedzielę,  albo w dzień wolny z tytułu rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy.

Sporządzając korektę harmonogramu czasu pracy, pracodawca musi pamiętać, że zmiana powinna być  czytelna, zarówno dla pracownika, jak i Państwowej Inspekcji Pracy.

Zamianę harmonogramu można wprowadzić w uzgodnieniu z pracownikiem lub określić przyczyny i zasady zmiany w przepisach wewnątrzzakładowych. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników, z art. 129 § 3 KP nie wynika, z jakim wyprzedzeniem można ich dokonywać. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy, czy obwieszczeniu. Podobne stanowisko określił również Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 6 kwietnia 2009 r. GPP-417-4560-19/09/PE/RP, który dopuścił stosowanie zmian w harmonogramach czasu pracy, o ile pracodawca przewidział taką możliwość w swoich przepisach wewnątrzzakładowych. Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.

Wiecej na www.mazars.pl

Anna Sadowska

Project Manager w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych

Kierownik projektów z 15‑letnim doświadczeniem. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji UMCS w Lublinie. Ekspert z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń. Autorka licznych publikacji prasowych. Nadzoruje i koordynuje realizację projektów kadrowo-płacowych dla polskich i zagranicznych podmiotów. Specjalista z zakresu rozliczania cudzoziemców zatrudnionych w Polsce, doświadczona w przeprowadzaniu audytów personalnych. Prywatnie uwielbia tenis i wspinaczkę wysokogórską.