Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

Podstawowe zasady dotyczące czasu pracy

Zgodnie z definicją kodeksową, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Istnieją też sytuacje, w których do czasu pracy wlicza się okresy nieświadczenia pracy, np. przestój, przerwy na posiłek, czy szkolenie BHP. W artykule przybliżymy podstawowe zasady dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, opracowywania rozkładu czasu pracy i dokonywania zmian w harmonogramie. Ponadto zwrócimy uwagę na ważne kwestie i wskażemy pewne wyjątki.

Ewidencja czasu pracy podstawą rozliczenia

Na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy i rozliczania na jej podstawie czasu pracy każdego pracownika. Ewidencja ta pozwala na prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (na blogu pisaliśmy też o błędach w ewidencjonowaniu).

Pod pojęciem ewidencji czasu pracy należy rozumieć liczbę godzin, którą pracownik przepracował, z rozróżnieniem na godziny pracy w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy, a także inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ewidencjonowanie czasu pracy

Prawidłowa ewidencja czasu pracy wymaga od pracodawcy podjęcia szeregu właściwych działań. W pierwszej kolejności musi on ustalić w jakim systemie czasu pracy będą pracować zatrudnieni. Systemy czasu pracy określa się w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, a w niektórych przypadkach powinien być wprowadzony w umowie o pracę (np. w weekendowym systemie czasu pracy).

Kolejnym etapem jest ustalenie okresu rozliczeniowego, obowiązującego w danym systemie czasu pracy. W zależności od systemu, okres ten wynosi od 4 tygodni do 12 miesięcy.

Następnie pracodawca może przystąpić do ustalenia obowiązującego wymiaru czasu pracy. Oblicza się go, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a potem dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym oraz w dniu innym niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zgodnie z art. 130 § 3 Kodeksu pracy, wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Posiadając obowiązujący wymiar czasu pracy, pracodawca może przystąpić do ustalenia rozkładu czasu pracy dla poszczególnych pracowników lub grup pracowników.

Sporządzanie rozkładu czasu pracy

Rozkład czasu pracy danego pracownika można opracować w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca winien jest przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Pracodawca nie ma jednak obowiązku sporządzania rozkładu, jeżeli:

  • rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę, np. ustalając, że pracownicy zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy wykonują pracę od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00,
  • w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika (zadaniowy system czasu pracy).

Ustalając rozkład czasu pracy, pracodawca powinien wziąć pod uwagę zasady, m.in. minimalnego, nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz minimalnego, nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Uwaga!

Istnieją jednak przypadki, gdy zachowanie odpoczynku dobowego nie ma zastosowania. Wśród nich wymienić można: zarządzanie zakładem pracy w imieniu pracodawcy, konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Dodatkowo, harmonogram czasu pracy musi uwzględniać maksymalną liczbę dni roboczych i wolnych od pracy, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, wymiar czasu pracy, 5-dniowy tydzień pracy, wolną niedzielę przynajmniej raz na 4 tygodnie, dni wolne od pracy, urlopy pracowników zamieszczone w planie urlopowym itp.

Zmiany w harmonogramie czasu pracy

Kwestia dopuszczalności wprowadzania zmian do harmonogramu nie jest prawnie uregulowana. Korekta jest jednak dopuszczalna w sytuacjach wyjątkowych, takich jak na przykład choroba pracownika, urlop na żądanie bądź udzielanie dni wolnych za nieplanowaną pracę w niedzielę, czy też w dzień wolny z tytułu rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy.

Korekta harmonogramu powinna być czytelna, zarówno dla pracownika jak i PIP. Zmianę w harmonogramie można wprowadzić po uzgodnieniu z pracownikiem lub określić jej przyczyny i zasady w przepisach wewnątrzzakładowych.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników „(…): z art. 129 § 3 KP nie wynika z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy”. Ministerstwo nawiązało w ten sposób do stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy z 2009 r., który wtedy dopuścił wprowadzanie zmian w harmonogramach czasu pracy, o ile pracodawca przewidział taką możliwość w swoich przepisach wewnątrzzakładowych. PIP dopuszczał maksymalnie zmianę na 1 dzień przed i tę praktykę potwierdza ostatnie stanowisko Ministerstwa Pracy.

Więcej na www.mazars.pl

Anna Sadowska

Project Manager w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych

Kierownik projektów z 15‑letnim doświadczeniem. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji UMCS w Lublinie. Ekspert z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń. Autorka licznych publikacji prasowych. Nadzoruje i koordynuje realizację projektów kadrowo-płacowych dla polskich i zagranicznych podmiotów. Specjalista z zakresu rozliczania cudzoziemców zatrudnionych w Polsce, doświadczona w przeprowadzaniu audytów personalnych. Prywatnie uwielbia tenis i wspinaczkę wysokogórską.