Elektroniczne akta pracownicze

Wraz z początkiem 2019 roku weszła w życie ustawa skracająca okres przechowywania akt pracowniczych oraz wprowadzająca ich elektronizację. Główną zmianą, którą za sobą niesie jest możliwość prowadzenia pracowniczych akt osobowych w formie elektronicznej, co do tej pory było niedopuszczalne. Jak te zmiany wpłyną na pracodawców i pracowników? Jak oceniają je eksperci do spraw kadr i płac?

Zasady prowadzenia dokumentów pracowniczych określa obecnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ( Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ). Oprócz sposobu prowadzenia akt ustawa wskazuje, jakie dokumenty powinny się znaleźć w pracowniczej teczce.

Początek roku oznacza rewolucję w sposobie przechowywania dokumentów pracowniczych przez pracodawcę. Do najistotniejszych zalicza się możliwość prowadzenia akt w formie elektronicznej.

Elektroniczne akta osobowe to z pewnością duże ułatwienie, zwłaszcza w kontekście wymogów, jakie nakłada ustawa oraz rozporządzenie RODO. W szczególności zniknie tu bowiem kwestia zapewnienia odpowiedniego sposobu przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, co w przypadku zatrudniania kilkuset czy kilku tysięcy pracowników bywa sporym problemem organizacyjnym – tłumaczy Magdalena Adler, Specjalista ds. kadr i płac Mazars Polska.

Nowa ustawa nie przekreśla całkowicie prowadzenia dokumentacji w formie papierowej. O tym, w jaki sposób będą przechowywane akta pracownika decyduje pracodawca. Będzie on mieć do tego prawo na każdym etapie trwania stosunku pracy, np. zaraz po podpisaniu umowy lub po wręczeniu wypowiedzenia. Dodatkowo, pracodawca będzie mógł również zmienić formę prowadzenia dokumentacji po zakończeniu współpracy z pracownikiem. Nie wszyscy zatrudnieni muszą mieć prowadzone akta w formie elektronicznej. Jak tłumaczy Joanna Kondrat, Starszy specjalista ds. kadr i płac Mazars Polska

Prowadzenie akt osobowych „częściowo elektronicznie” i „częściowo papierowo” (tj.w formie mieszanej) nie jest dopuszczalne, ale w stosunku do aktualnie zatrudnionych pracowników, tj.pozostających w stosunku pracy na dzień 01.01.2019 r. pracodawca ma natomiast możliwość podjęcia decyzji, że przejście na elektroniczną formę dokumentacji personalnej będą podlegały tylko akta osobowe obecnie zatrudnionych pracowników. Natomiast akta osobowe byłych pracowników, których stosunek pracy zakończył się przed 01.01.2019 r. mogą pozostać w formie papierowej.

Drugą, najważniejszą kwestią, jaką wprowadza ustawa jest skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat. Dodatkowo, określa możliwość odbioru akt, zarówno po upływie okresu ich przechowywania, jak i wtedy, gdy pracodawca zdecyduje się przejść z wersji papierowej na elektroniczną lub odwrotnie.

Wydaje się, że wprowadzenie tego rozwiązania było kwestią czasu. Osobiście pozytywnie oceniam zmiany, które po poniesieniu pierwszych nakładów związanych z przejściem na e-teczki, w dłuższej perspektywie powinny przynieść pracodawcom oszczędności natury tak finansowej, jak i związanej ze zmniejszeniem nakładu czasu poświęcanego na codzienną obsługę – tłumaczy Katarzyna Błażejewska, Project Manager w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych Mazars. Zmiana jest oczywiście wyzwaniem dla dużych pracodawców, którzy zapewne będą poważnie analizować zasadność jej ewentualnego wprowadzenia – dodaje.

Jesteśmy świadkami digitalizacji dokumentacji. Jeśli mowa o elektronicznych aktach osobowych, to zbliżamy się do zasad panujących w państwach europejskich, chociażby w kwestii skrócenia czasu ich przechowywania. Dla przykładu, w Finlandii okres ten wynosi 10 lat, w Holandii 7, w Danii 5, a w Niemczech tylko 3 lata.

Artykuł został opublikowany na portalu prawo.egospodarka.pl.

Polecane wpisy na blogu

Ta strona używa plików cookies, aby zapewnić satysfakcję użytkowników. Dowiedz się więcej na temat plików cookies. Proszę pamiętać, że po wyłączeniu plików cookies niektóre elementy tej strony internetowej mogą stać się niedostępne dla Państwa. W przeciwnym razie kontynuacja z korzystania ze strony oznacza, że zgadzają się Państwo na wykorzystanie plików cookies.

OK