Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

Elektroniczne akta osobowe pracowników – obowiązki pracodawcy

Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej. Zniesiony został obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. Pracodawca ma prawo wyboru formy przechowywania dokumentów pracowniczych (papierową albo elektroniczną).

e-Rewolucja

Dokumentacja pracownicza, prowadzona w formie wyłącznie elektronicznej, jest równoważna z dotychczas obowiązują wersją papierową. Do tej pory to pracodawcy decydowali czy dokumentacja personalna danego pracownika była prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej czy nadal w formie papierowej. Oznacza to, że pracodawca nie może prowadzić akt osobowych dla tego samego pracownika częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej.

Dylemat pracodawców

Stosowana do tej pory praktyka, w której pracodawcy wykonując swój obowiązek wynikający z kodeksu pracy prowadzenia dokumentacji personalnej w formie papierowej i pomocniczo w formie elektronicznej, od 1 stycznia 2019 jest niedopuszczalna. Dotychczas bardzo popularną praktyką było sporządzanie i przechowywanie umów o pracę w formie pisemnej, natomiast ewidencja czasu pracy miała postać elektroniczną. W związku z tym, z dniem 1 stycznia 2019 wielu pracodawców stanęło przed trudnym do rozstrzygnięcia dylematem, w jakiej formie mają prowadzić dokumentację pracowników.

Anna Sadowska

Project Manager w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych

Kierownik projektów z 15‑letnim doświadczeniem. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji UMCS w Lublinie. Ekspert z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń. Autorka licznych publikacji prasowych. Nadzoruje i koordynuje realizację projektów kadrowo-płacowych dla polskich i zagranicznych podmiotów. Specjalista z zakresu rozliczania cudzoziemców zatrudnionych w Polsce, doświadczona w przeprowadzaniu audytów personalnych. Prywatnie uwielbia tenis i wspinaczkę wysokogórską.