Zasady przyznawania i rozliczania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

pt. 14 maj 2021

Pracodawca jest zarządcą (administratorem) Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i ma obowiązek gospodarowania środkami funduszu zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podstawowe zasady dysponowania środkami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Zgromadzone środki na koncie Zakładowego Funduszu Świadczeń socjalnych (zwanym dalej w artykule ZFŚS) powinny być przeznaczone na cele socjalne. Zgodnie z definicją ustawową, działalność socjalna to działalność na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy rzeczowej lub finansowej, a także pomoc na cele mieszkaniowe.

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS uzgodnionym z zakładową organizacją związkową (jeśli istnieje u pracodawcy). U pracodawców, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, uzgadnia się regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie Funduszu prawo korzystania ze świadczeń socjalnych, finansowanych ze środków tego Funduszu.

Pracodawca, wydatkując środki z ZFŚS, tj.  przyznając ulgowe świadczenia i usługi powinien kierować się kryteriami socjalnymi wobec osób uprawnionych tj. sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Jednoznacznie to wskazuje, że nie jest dopuszczalne przyznawanie z ZFŚS świadczenie w tej samej wysokości dla wszystkich pracowników.

Uwzględnienie kryteriów socjalnych w przyznawaniu świadczeń lub usług z ZFŚS ma ogromne znacznie w prawidłowym rozliczaniu.

Pracodawca, w przypadku rozdysponowania środkami z pominięciem powyższych kryteriów socjalnych będzie działał niezgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, co będzie miało ewentualne konsekwencje w postaci kar nałożonych na pracodawcę oraz rozliczanie już przyznanych świadczeń.

Jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników wyłączone są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (Funduszu).  W zwolnieniu ze składek na ubezpieczenie społeczne ustawodawca nie wprowadził żadnych limitów wysokości świadczeń przyznanych pracownikowi z Funduszu, które korzystają ze zwolnienia z oskładkowania.

Mając na względzie ten przepis, pracodawca, który będzie przyznawał osobom uprawnionym, świadczenia z pominięciem powyższych kryteriów socjalnych, będzie działał niezgodnie z zapisami ustawy o ZFŚS i tym samym przyznane świadczenia nie będą spełniały warunków do zwolnienia ich ze składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, co w konsekwencji spowoduje to, że świadczenia te powinny zostać oskładkowane, gdyż będą one miały raczej charakter wynagrodzeniowy, a nie socjalny.

Natomiast od strony podatkowej ustawodawca wprowadził limity zwolnień. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł. W z tym, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Więc powstaje pytanie, co można sfinansować ze środków ZFŚS, by nie narazić się na negatywne konsekwencje ze strony organów kontroli? O tym poniżej.

Z funduszu na pewno będzie można sfinansować przy uwzględnieniu kryteriów socjalnych dopłaty do wczasów, w tym wczasów agroturystycznych, kolonii, obozów, zimowisk.

W ramach działalność kulturalno-oświatową będzie możliwe sfinansowanie przez pracodawcę zakupu biletów do kina, teatru, opery, czy na koncerty.

Dofinansowanie do zawodów sportowych i gier, w których biorą udział pracownicy, inne osoby uprawnione oraz ich rodziny są również dopuszczalne

Coraz bardziej popularne też staje się dofinansowanie ze środków funduszu do opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego lub sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, również i tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych i przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Oczywistym jest również udzielanie pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej w przypadku zdarzeń losowych, a także zapomóg pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji materialno-bytowej, zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe.

Jeśli pracodawca nie przestrzega jednak przepisów ustawy o ZFSŚ to co może mu grozić?

Zgodnie z art.  12a.  ustawy o ZFSŚ pracodawca lub inna osoba będąca odpowiedzialna, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. Wniosek o ukaranie składa właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy.

Więcej na www.mazars.pl