Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO

śr. 05 maj 2021

Zgodnie z artykułem 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. (Dz.U. Nr 43, poz. 163 ze zm.) pracodawca, przyznając świadczenia z funduszu socjalnego jest zobowiązany do uwzględnienia w ich przyznawaniu sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego. Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe.

Dokumentowanie danych osobowych w ZFŚS

Dlatego też w celu realizacji tych obowiązków pracodawca musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Po nowelizacji ustawy o funduszu socjalnym i dodaniu ust. 1a w art. 8 ustawy, zgodnie z którym, udostępnieniu pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania ze środków funduszu, następuje w formie oświadczenia. Dodatkowo pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO pracodawcy tworzący fundusz socjalny są uprawnieni do przetwarzania danych osobowych na potrzeby przyznania ulgowych świadczeń oraz dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości wyłącznie w przypadkach, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, tj. pracodawcy.   Natomiast według art. 9 ust. 2 lit. b RODO, przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych(np. zdrowotnych, niepełnosprawności) jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Osoby uprawnione do przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO

Sięgając do ustawy o zakładowym funduszu socjalnym w art. 9 ust. 1 możemy przeczytać, że do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. A osoby te, dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Okres gromadzenia danych osobowych związanych z ZFŚS

Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane.

Pracodawca, zbierając wszelkie dane osobowe związane z funduszem socjalnym jest zobowiązany do ich przechowywania, ale tylko przez określony czas. Ustawodawca określił ten czas jako niezbędny okres do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Zapis ten pokazuje, że pracodawca powinien również dokonywać cyklicznego przeglądu tych danych osobowych, jednak nie rzadziej, niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. W wyniku tego przeglądu pracodawca powinien podjąć decyzję, czy powinien usunąć dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w ust. 1a i 1c. art. 9 ustawy.

Podsumowując, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie pozostają bez znaczenia dla zakładowego fundusz socjalnego i sposobu gospodarowania jego środkami. Każdy pracodawca w ramach prowadzonej działalności socjalnej powinien zweryfikować zakres danych zbieranych przy pomocy wniosku o świadczenie, zadbać o spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane przetwarza, a także przestrzegać zasady, by usuwać dane co do których ustał cel przetwarzania i zgodnie z przepisami ustawy oraz ustawą o ZFŚS powinien je usunąć.

Więcej na mazars.pl