Zatwierdzone sprawozdanie finansowe odrzucone przez KRS z powodu błędów w strukturze logicznej

wt. 16 cze 2020

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Dokument opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego podlegają ponadto obowiązkowi złożenia ich do stosownego rejestru. Wymóg ten wnika z Ustawy o rachunkowości i jego niedopełnienie podlega karze grzywny albo karze ograniczenia wolności.

Błędy w strukturze logicznej

Zdarza się, że zatwierdzone sprawozdanie finansowe zawiera błędy w strukturze logicznej, które nie rzutują na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji jednostki, nie wymagają korekty w księgach rachunkowych, ale mogą być wystarczającym powodem do nieprzyjęcia dokumentu przez system KRS. A to z kolei skutkuje niewywiązaniem się z obowiązku publikacji sprawozdania finansowego, co może implikować negatywne konsekwencje prawne.
Dopóki sprawozdanie finansowe nie jest zatwierdzone, naniesienie wymaganych poprawek i złożenie ponownych podpisów jest możliwe. Co jednak w przypadku, gdy tak sporządzone sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone i jak mogą postąpić jednostki, które znalazły się w takiej sytuacji?

Postępowanie w przypadku odrzucenia zatwierdzonego sprawozdania przez system KRS

Sięgnijmy do Ustawy o rachunkowości. Art. 54 przewiduje modyfikację sprawozdania po jego sporządzeniu, ale przed jego zatwierdzeniem. W przypadku gdy jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione. Jeżeli jednak jednostka otrzymała informacje po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. Wobec powyższego, z punktu widzenia Ustawy o rachunkowości, poprawa zatwierdzonego sprawozdania rocznego nie wydaje się możliwa.
Sytuacja patowa? Nie do końca. Wyjściem awaryjnym, z którego może skorzystać jednostka jest złożenie sprawozdania finansowego przy pomocy pełnomocnika, używając elektronicznego formularza KRS-30. Wniosek jest płatny (140 zł), składany za pośrednictwem portalu S24 na stronie ekrs.ms.gov.pl. W przypadku braku zastrzeżeń, Sąd Rejestrowy wydaje postanowienia o wpisie wzmianki, o złożonym sprawozdaniu w dziale 3 rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego i przekazuje dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Reasumując, wydaje się, że nowelizacja Ustawy o rachunkowości dająca możliwości poprawy zatwierdzonych sprawozdań finansowych w zakresie błędów w strukturze logicznej byłaby jednym z potencjalnych rozwiązań dla opisywanego problemu. Jednakże, na chwilę obecną Ustawa nie zawiera tego typu regulacji. Dlatego przed podjęciem stosownych uchwał, warto upewnić się, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone poprawnie, również w aspekcie technicznym.