Kiedy pracodawca może przesunąć lub odwołać urlop wypoczynkowy?

czw. 24 cze 2021

Miesiące wakacyjne są okresem, w którym najczęściej wykorzystywane są urlopy wypoczynkowe. Niekiedy dochodzi do sytuacji, w której okazuje się, że obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna, mimo, że zaraz rozpoczyna urlop wypoczynkowy albo już na urlopie przebywa. Jakie w tym przypadku rozwiązania prawne przewiduje kodeks pracy?

Z artykułu dowiesz się:

• Kiedy możliwe jest przesunięcie urlopu?
• W jakich sytuacjach uzasadnione jest odwołanie urlopu?
• Czy przysługuje zwrot kosztów za odwołany urlop?

Przesunięcie lub odwołanie z urlopu

Kodeks pracy przewiduje na tę okoliczność dwie instytucje z których może skorzystać pracodawca, tj. przesunięcie lub odwołanie z urlopu.

Art. 164

§ 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Kodeks Pracy

Art. 167

§ 1. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

§ 2. Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Kodek pracy

Niezbędne okoliczności

Jak widzimy w obu przypadkach konieczne jest wystąpienie szczególnych okoliczności, które uprawniają pracodawcę do skorzystania z danego uprawnienia. Przepisy nie definiują co należy przez nie rozumieć, zostawiając to ocenie pracodawcy.

Przyjmuje się, że powodami uzasadniającymi przesunięcie terminu urlopu jest np. otrzymanie nowego zlecenia, wystąpienie awarii bądź nieobecność innego pracownika spowodowana nagłą chorobą np. covid-19. Ważne jest jednak, aby ewentualna nieobecność pracownika, któremu urlop przesuwamy poważnie przyczyniała się do zakłócenia toku pracy.  

Aby odwołać pracownika z urlopu konieczne jest spełnienie łącznie dwóch warunków:

1. Wystąpienie okoliczności, które wymagają obecności pracownika w zakładzie pracy
2. Niemożność przewidzenia ich wystąpienia w chwili rozpoczynania urlopu.

Brak możliwości przewidzenia szczególnych potrzeb pracodawcy w chwili rozpoczynania urlopu odróżnia odwołanie z urlopu od przesunięcia terminu jego wykorzystania.

W obu przypadkach bezpośrednie powody mogą być podobne, ważne jest jednak, aby w momencie odwołania z urlopu obecność tego konkretnego zatrudnionego była niezbędna dla funkcjonowania zakładu pracy i nie było innej osoby, która mogłaby go zastąpić, np. dochodzi do awarii, która możliwa jest do usunięcia tylko dzięki specjalistycznej wiedzy i doświadczeniu, które on posiada.

Pracownik powinien podporządkować się poleceniu pracodawcy. Niedostosowanie się do decyzji przełożonego może stać się przyczyną rozwiązania umowy o pracę.

Zwrot kosztów za przesunięty lub odwołany urlop wypoczynkowy

Zarówno w przypadku przesunięcia jak i odwołania z urlopu przyjmuje się, że pracodawca zobowiązany jest do zwrotu podwładnemu, poniesionych kosztów, związanych bezpośrednio z przełożeniem bądź cofnięciem z urlopu.

Zwracane należności obejmują poniesione, a nie wykorzystane wydatki np. na zakup wczasów, pobyt w hotelu, wycieczki – jeśli organizator nie zwróci pieniędzy, bilety powrotne do domu. Jeśli w skutek decyzji pracodawcy do powrotu z wakacji zmuszona jest również rodzina pracownika, np. pracownik wypoczywał tylko z dziećmi – zwrot powinien objąć także wydatki dotyczące tych osób.

Pracodawca nie musi pokrywać kosztów, które niejako pośrednio związane są z tym konkretnym urlopem i mogą być wykorzystywane w przyszłości, tj. np. akcesoriów biwakowych, sprzętu do nurkowania, wspinaczki itp.

Pracownik musi udokumentować poniesione wydatki rachunkami, biletami, dowodami wpłat. Zwrot faktycznie poniesionych opłat zwolniony jest z opodatkowania. Jeśli jednak pracodawca z własnej inicjatywy chciałby wypłacić pracownikowi dodatkową rekompensatę wówczas będzie ona stanowić jego przychód.

Nowy termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego, zarówno przesuniętego jak i odwołanego pracodawca powinien ustalić w porozumieniu z pracownikiem.

Jeżeli interesuje Państwa urlop wypoczynkowy lub tematyka prawa pracy zapraszamy do kontaktu z Ekspertami Mazars na stronie: https://pol.mazars.pl/