Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

W ustawie o rachunkowości dokładnie nakreśla się sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przestrzeganie regulacji prawnych w tym zakresie jest bardzo ważne z punktu widzenia podmiotu gospodarczego zobowiązanego do ich utrzymania, a nieprzestrzeganie odpowiednich przepisów, naraża go na sankcje.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za rzetelne można uznać te księgi, które stanowią wierny zapis wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które rzeczywiście wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym w toku prowadzonej przez jednostkę działalności.

Rzetelność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce prawidłowa kontrola merytoryczna dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów. Kontrola ta ma na celu stwierdzenie, czy wszystkie dane występujące w dowodzie są zgodne z rzeczywistością.

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do ksiąg rachunkowych kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe oraz gdy zapewniono ciągłość zapisów i poprawność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Bezbłędnie prowadzone księgi to przede wszystkim księgi zawierające kompletne zapisy dotyczące zatwierdzonych do księgowania dokumentów. Wszystkie zapisy powinny być dokonane w sposób niebudzący zastrzeżeń, zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami. Kontrola ciągłości zapisów nie może ponadto wykazywać żadnych niezgodności, a stosowane przez jednostkę oprogramowanie powinno działać należycie. Bezbłędność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce wypracowanie i stosowanie kontroli wewnętrznej na każdym etapie prowadzenia ksiąg.

Księgi rachunkowe uważa się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

  1. udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
  2. zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie wg kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
  3. w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
  4. zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe mogą być uznane za bieżące, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych.

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

  • dziennik – jest jednym z elementów tworzących księgi rachunkowe. Służy on do ujmowania operacji gospodarczych w sposób chronologiczny, dlatego dane w nim zawarte powinny być ponumerowane, a sumy obrotów liczone metoda ciągłą. Dokonanie takiego zapisu ma za zadanie jednoznaczne przypisanie go do zatwierdzonych dowodów księgowych.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

  • księgę główną – zawierającą informacje o charakterze syntetycznym, ujęte w sposób systematyczny i chronologiczny. W tych księgach zdarzenia rejestrowane są zgodnie z zasadą podwójnego zapisu dekretacja zdarzeń gospodarczych odbywa się na co najmniej dwóch kontach po przeciwnych stronach.
  • księgi pomocnicze – stanowiące dopełnienie księgi głównej, a także jej uszczegółowienie. Składają się z kont analitycznych i są prowadzone w szczególności dla: środków trwałych, odpisów amortyzacyjnych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, pracowników, operacji dotyczących zakupu, sprzedaży i gotówkowych oraz kosztów i innych składników aktywów.
  • zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych – które powinny zawierać:
  • symbole lub nazwy kont;
  • salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;
  • sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

  • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – wykaz aktywów i pasywów potwierdzony inwentaryzacją. Obowiązek sporządzania mają podmioty gospodarcze, które do tej pory nie prowadziły ksiąg rachunkowych na zasadach określonych w ustawie.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

  • trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
  • wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i  daty sporządzenia;
  • przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z  automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • datę dokonania operacji gospodarczej;
  • określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
  • zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
  • kwotę i datę zapisu;
  • oznaczenie kont, których dotyczy.

Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i  obcej.

Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:

  • przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z  zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
  • przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w pkt 2.

Więcej na www.mazars.pl

Lucyna Kotasiak

Team Leader w dziale usług księgowych

Autor artykułu.

Beata Ławecka

Senior Manager w Dziale Usług Księgowych

Odpowiada za projekty realizowana dla duży międzynarodowych korporacji, jak również klientów z sektora MŚP. Specjalistka w zakresie polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości, a także sprawozdawczości dla celów zarządczych. Biegły rewident z doświadczeniem w zakresie audytu oraz projektów typu due dilligence. Biegle włada językiem francuskim i angielskim. Prywatnie miłośniczka muzyki i literatury.