Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

Przechowywanie faktur – czy czeka nas rewolucja?

12 maja 2020 r. Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną (znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG), w której zgodził się ze stanowiskiem Podatnika i wyraził zgodę na przechowywanie faktur zakupowych wyłącznie w formie skanów oraz niszczenia ich papierowych oryginałów zaraz po ich zeskanowaniu.

Wniosek o wydanie interpretacji

Sprawa dotyczyła spółki będącej właścicielem systemu oraz serwisu internetowego, wystawiającej faktury jako sprzedawca oraz otrzymującej faktury zakupu jako nabywca. Cały proces odbywa się za pośrednictwem specjalnego Systemu. Jest on skonstruowany tak, że nie jest konieczne ręczne wprowadzanie danych z faktur do programów, gdyż po wystawieniu faktury w programie, jest ona automatycznie udostępniana użytkownikom Systemu. Podatnik wskazał, że w związku z rozwojem Systemu planuje wgrywanie przez użytkowników Systemu zeskanowanych faktur, które początkowo otrzymali jako dokumenty papierowe, by następnie przechowywać je w archiwum elektronicznym. Po ich wgraniu do Systemu wersje papierowe miałyby być niszczone. Rozwiązanie to Spółka argumentowała dążeniem do minimalizacji kosztów i wydatków związanych z obsługą dokumentacji oraz ryzykiem zniszczenia faktur w formie papierowej, np. wskutek zalania.

W związku z powyższym, Spółka zwróciła się z pytaniem czy przechowywanie faktur w ten sposób pozwalają jej na odliczenie kosztów w CIT.

Decyzja i uzasadnienie

Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem Podatnika, powołując się na art. 15 Ustawy CIT, który zawiera warunki, jakie muszą zostać spełnione, by zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów oraz art. 180 Ordynacji podatkowej wskazujący na obowiązek dopuszczenia jako dowód wszystkiego, co nie jest sprzeczne z prawem i art. 181 Ordynacji, zawierający otwarty katalog dowodów. Warto zwrócić uwagę, że w interpretacji indywidualnej organ podatkowy powołał się na przepisy Ustawy o rachunkowości, z których wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zw. „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 UoR). Ponieważ przepisy tej ustawy nie wykluczają możliwości przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, dowód poniesienia kosztów w formie elektronicznej może stanowić podstawę do ich ujęcia w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy CIT. Dyrektor KIS zgodził się tym samym ze stanowiskiem przedstawionym przez Spółkę we wniosku o wydanie interpretacji, potwierdzając możliwość przechowywania dokumentacji jedynie w formie cyfrowej, której oryginalna papierowa wersja zostanie zniszczona po zeskanowaniu.

Podsumowanie

Stanowisko przedstawione przez Dyrektora KIS pozostaje bez precedensu, ponieważ do tej pory organy podatkowe odmawiały wydawania interpretacji w tym zakresie, powołując się na fakt, że forma dokumentów księgowych (elektroniczna lub papierowa) jest przedmiotem uregulowań Ustawy o rachunkowości, a nie ustaw podatkowych.

Podatnik, aby uzyskać pozytywną interpretację Dyrektora KIS, musiał odwoływać się do sądu. Dlatego też, dla ochrony własnej działalności w podobnym zakresie zaleca się wystąpienie z wnioskiem o interpretację.

***

Nasi eksperci chętnie wesprą Państwa w tej procedurze. Zapraszamy na www.mazars.pl

Aleksandra Grabarczyk

Konsultant w dziale doradztwa podatkowego

Autor artykułu.

Kinga Baran

Partner, Dział Doradztwa Podatkowego

Prawnik, licencjonowany doradca podatkowy, ceniona ekspertka w dziedzinie podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego od osób prawnych. Uczestniczyła w sporządzaniu i weryfikowaniu ekspertyz, opinii dotyczących prawa podatkowego, również dla Sejmu RP. Nadzorowała sporządzanie pism procesowych dla klientów będących w sporze z organami podatkowymi. Uczestniczyła  w audytach podatkowych największych spółek działających na polskim rynku. Prelegentka licznych konferencji i  szkoleń podatkowych. Autorka i współautorka książek i publikacji w zakresie prawa podatkowego. Publikowała m.in. na łamach  Rzeczpospolitej, Dziennika Gazety Prawnej. Jest absolwentką wydziału prawa Uniwersytetu Warszawskiego.