PAYROLL ALERT 2019

niedz. 10 mar 2019

Poniżej zostały przedstawione najważniejsze, w opinii Mazars Polska, z ostatnich zmian w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i podatku od osób fizycznych.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz. U. poz. 357,

Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych – Dz. U. z 2015 r. poz. 1881,

Ustawa z dnia 15 grudnia 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw,

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym,

Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r poz. 2159),

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369),

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz.U. 2018 poz. 1577),

Ustawa z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771 z późn. zm.),

Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o Solidarnościowym Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych (Dz. U. poz. 2192),

Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych ( Dz.U. z 2018 r. poz. 2215).

Prawo pracy

• Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych

Dokumenty pracowników zatrudnionych po 2018 roku będą przechowywane tylko przez 10 lat. Pracodawcy mają również możliwość skrócenia z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, które zostały zatrudnione w latach 1999–2018.

• Możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą zdecydować czy będą przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Pracodawca, który zdecyduje się na zmianę postaci prowadzenia akt pracowniczych z papierowej na elektroniczną, jest zobowiązany do poinformowania (w sposób przyjęty u danego pracodawcy) pracowników i byłych pracowników o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru dokumentacji w poprzedniej formie w ciągu 30 dni od przekazania (otrzymania) tej informacji.

• Nowe rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 roku uległy zmianie warunki prowadzenia akt osobowych. Zgodnie z nowym rozporządzeniem akta osobowe składają się z czterech części, które będą obejmować:
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
Część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy,
Część D – wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dodatkowo, pracodawcy są zobowiązani do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika indywidualnej dokumentacji personalnej (poza teczką personalną), w której będą umieszczane, m.in. karta ewidencji czasu pracy, wnioski o urlop wypoczynkowy, oświadczenia pracownika, itp.

• Wypłata wynagrodzenia przelewem na konto pracownika

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca ma prawo domagać się od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie przekazywał wynagrodzenie za pracę. Pracownik, który będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie do rąk własnych, jest zobowiązany do złożenia odpowiedniego wniosku do pracodawcy.

• Zakaz pracy w niedziele i święta

Od 1 stycznia 2019 roku tylko jedna niedziela w miesiącu (ostatnia) będzie niedzielą, w której nie będzie obowiązywał zakaz handlu.

• Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników

W 2019 roku minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wzrosło o 150,00 zł i wynosi obecnie 2250,00 zł brutto. Tym samym wzrosła stawka godzinowa dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia lub osób samozatrudnionych i wynosi ona aktualnie 14,70 zł brutto.

• Zmiany w ustawie związkowej

Od 1 stycznia 2019 roku zleceniobiorcy, wykonawcy czy „jednoosobowi” przedsiębiorcy mogą przystąpić do organizacji związkowej pod warunkiem, że świadczą oni pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji.

Związek zawodowy o stanie członkostwa musi poinformować pracodawcę raz na pół roku – według stanu na dzień 30 czerwca i 31 grudnia – w terminie odpowiednio do 10 lipca i 10 stycznia.

• Ograniczenie szkoleń okresowych z zakresu bhp oraz wykonywania zadań służby bhp przez pracodawcę

Od 1 stycznia 2019 roku niektórzy pracodawcy nie mają już obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych w przypadku pracowników na stanowiskach o charakterze administracyjno-biurowym. Dotyczy to sytuacji, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że jest to konieczne.

Ustawa podnosi także próg, z 20 do 50 pracowników, do którego pracodawca nie musi zatrudniać specjalisty od BHP, tylko sam może pełnić zadania służby BHP. Przepis dotyczy pracodawców zakwalifikowanych do kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia w rozumieniu przepisów o ZUS.

• Kwota wolna od potrąceń z wynagrodzenia nie tylko dla pracownika

Na mocy nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego ustawą z dnia 22 marca 2018 roku o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771 z późn. zm.), od 1 stycznia 2019 roku przepisy art. 87 i art. 87[1] K.p. stosuje się odpowiednio do wszystkich świadczeń powtarzających się, których celem jest zapewnienie utrzymania albo stanowiących jedyne źródło dochodu dłużnika będącego osobą fizyczną (nowy § 2 [1] w art. 833 K.p.c.). Oznacza to, że ochroną objęte zostało wynagrodzenie osób fizycznych zatrudnionych, m.in. na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Ubezpieczenia społeczne

• Nowe dokumenty w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt osobowych

Aby skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentów pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, pracodawca ma obowiązek złożyć do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, a następnie, w ciągu roku przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika. Jeśli pracodawca rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem po 2018 roku, ma on obowiązek przekazać do ZUS raport informacyjny ZUS RIA wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń ZUS ZWUA.

• Rozszerzenie informacji na dokumencie ZUS ZWUA oraz wprowadzenie nowego obowiązku informacyjnego ZUS RPA

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca jest zobowiązany po zakończeniu stosunku pracy przesłać formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany do przekazywania do ZUS, na druku ZUS RPA imiennych raportów miesięcznych o przychodach ubezpieczonego za każdy miesiąc, w którym, np. wypłacono przychód należny za lata poprzednie (np. nagroda roczna za rok poprzedni) lub obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy, zostaje wypłacony składnik wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

• Zmiany w wystawianiu zwolnień lekarskich

Od 1 grudnia 2018 roku przestały obowiązywać papierowe zwolnienia lekarskie i od tej daty zwolnienia lekarskie są wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Dodatkowo od dnia 23 października 2018 roku, ezwolnienie lekarskie mogą wypisać także upoważnieni przez lekarza asystenci medyczni, czyli np. pielęgniarka, ratownik medyczny czy sekretarka medyczna.

• Opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne od podstawy uzależnionej od przychodu z działalności

Od 1 stycznia 2019 roku niektórzy przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych, mogą opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy uzależnionej od wysokości przychodu z tej działalności. Przedsiębiorców, których roczny przychód z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 30-krotności kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu poprzedniego roku, tj. kwoty 63.000 zł (2.100 zł x 30) mogą skorzystać z tej ulgi przez okres 3 lata (36 miesięcy).

• Składka na Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych

1 stycznia 2019 roku weszła w życie ustawa z dnia 23 października 2018 roku o Solidarnościowym Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych (Dz. U. poz. 2192). Zgodnie z przepisami tej ustawy, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych ma na celu wsparcie społeczne, zawodowe lub zdrowotne osób niepełnosprawnych. Składki na Fundusz Solidarnościowy płatnik składek oblicza łącznie ze składkami na Fundusz Pracy, w wysokości sumy stóp procentowych tych składek i wykazuje w deklaracji rozliczeniowej w łącznej kwocie. Płatnik składek opłaca łącznie składkę w wysokości 2,45% podstawy wymiaru, czyli 2,30% (Fundusz Pracy) + 0,15% (Fundusz Solidarnościowy).

• Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Od 1 lipca 2019 roku podmioty, które zatrudniają co najmniej 250 osób, będą tworzyć PPK dla wszystkich osób zatrudnionych (np. pracowników na etacie i zatrudnionych na umowie zlecenia). Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK będzie wprowadzany stopniowo. W kolejnych latach, tj. od 1 stycznia 2020 roku zostaną nim objęte podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób, od 1 lipca 2020 roku podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób, natomiast od 1 stycznia 2021 roku pozostałe podmioty oraz osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych. Wpłaty do PPK będą dokonywane przez podmiot zatrudniający i uczestnika programu. Wpłata podstawowa do PPK wnoszona przez uczestnika programu wyniesie 2% wynagrodzenia, natomiast podmiot zatrudniający wpłaci równowartość 1,5% wynagrodzenia.

Podatki

• Ułatwienia w składaniu rocznych zeznań PIT przez niektórych podatników za 2018 rok

Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wypełni za podatnika zeznanie za 2018 rok bez konieczności składania przez niego jakiegokolwiek wniosku. Jednocześnie zlikwidowana zostanie możliwość złożenia zeznania rocznego w postaci PFR (wstępnie wypełnionego zeznania) i sporządzenia zeznania PIT-37 na podstawie wniosku PIT-WZ. KAS przygotuje zeznania podatkowe dla wszystkich podatników – on sam z kolei będzie mógł wybrać, czy chce skorzystać z tak przygotowanego zeznania podatkowego, czy też woli samodzielnie wypełnić i złożyć zeznanie podatkowe do Urzędu skarbowego. Sporządzone przez KAS zeznanie podatkowe będzie udostępnione podatnikom w wersji elektronicznej w aplikacji dostępnej na Portalu Podatkowym.

• Skrócenie terminu na przekazanie niektórych deklaracji

Uległ skróceniu, z końca lutego na koniec stycznia termin, w jakim podmioty zobowiązane do sporządzenia PIT-8C, PIT-11, PIT-4R, mają przekazywać deklaracje Urzędowi skarbowemu. Bez zmian pozostaje termin przekazania deklaracji podatnikowi, tj. do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

• Wspólne rozliczanie

W ustawie o PIT zostały uchwalone przepisy warunkujące uprawnienie do preferencyjnego opodatkowania rozliczenia dochodów małżonków i osób samotnie wychowujących dzieci od terminowego złożenia zeznania podatkowego (czyli do 30 kwietnia każdego roku).

• Kopia certyfikatu rezydencji

Obecnie przepisy pozwalają, w niektórych przypadkach, na posiadanie kopii certyfikatu rezydencji (na potrzeby podatku u źródła). Do tej pory istniał obowiązek posiadania certyfikatu w wersji oryginalnej.

W przypadku wątpliwości lub omówienia powyższych zmian, uprzejmie prosimy o kontakt z pracownikami Działu Usług Kadrowo-Płacowych spółki Mazars Polska Sp. z o.o.

Jednocześnie podkreślamy, że w ramach dodatkowych usług możemy zaproponować Państwu przygotowanie szczegółowego opracowania, dostosowanie obowiązujących u Państwa dokumentów do zmienionych przepisów prawa, jak również przeprowadzić szkolenia obejmującego ostatnie oraz nadchodzące zmiany w prawie.

Więcej na www.mazars.pl