Inwentaryzacja ciągła

czw. 12 gru 2019

Obowiązek porównania faktycznego stanu aktywów z ewidencją księgową wynika z Ustawy o rachunkowości. Częstotliwość i terminy inwentaryzacji są różne dla poszczególnych składników majątku. Co do zasady większość aktywów należy zinwentaryzować na ostatni dzień roku obrachunkowego.

Tak jest w przypadku aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produkcji w toku i zapasów, jeśli w ciągu roku jednostka odpisuje je w koszty. Termin ten w przypadku innych aktywów takich jak zapasy towarów, materiałów, produktów gotowych czy środków trwałych może zostać przesunięty, niemniej spis z natury musi zostać rozpoczęty nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończony do 15 dnia następnego roku. Środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym wystarczy zinwentaryzować raz na cztery lata.

Przepisy rachunkowe przewidują również możliwość spisania stanu zapasów znajdujących się w strzeżonych składowiskach raz w ciągu dwóch lat. Warunkiem w tym przypadku jest, aby były one objęte ewidencją ilościowo-wartościową.

Inwentaryzacja ciągła

W przypadku zapasów przechowywanych na strzeżonych składowiskach i objętych ilościowo-wartościową ewidencją magazynową inwentaryzowanych raz w ciągu dwóch lat istnieje możliwość organizacji spisu z natury na dowolne daty. Stanowi to znaczące udogodnienie w sytuacji, gdy mamy do czynienia z zapasami, na które składają się setki czy tysiące referencji podlegających przeliczeniu, ważeniu czy obmiarowi.

Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest możliwość rozłożenia wysiłku związanego z inwentaryzacją w czasie, ponieważ liczenie stanów poszczególnych asortymentów magazynowych może się odbywać na różne daty, tak ustalone, aby ich stany były najniższe. Nie trzeba wówczas poświęcać wielu dni na koniec roku obrotowego, aby przeprowadzić inwentaryzację całości zapasów. Dodatkowo, przeliczanie poszczególnych referencji w ciągu roku obrotowego i porównywanie ich ze stanem w księgach usprawnia również kontrolę nad posiadanymi przez jednostkę aktywami.

Stosownie do zaleceń zawartych w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury wydanym 20 lipca 2016 roku, w przypadku przyjęcia inwentaryzacji ciągłej konieczne jest ustalenie harmonogramu spisu (jest to dokument poufny), który przewiduje objęcie inwentaryzacją wszystkich referencji magazynowych minimum raz w ciągu dwóch lat. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych musi również mieć miejsce na bieżąco, to znaczy na każdy dzień spisu. Jest to szczególnie istotne, ponieważ wyniki porównania teoretycznej ewidencji rachunkowej z rzeczywistym stanem aktywów znajdują odbicie w wyniku finansowym na bieżąco, nie zaś na koniec roku obrotowego, jak to ma miejsce w przypadku okresowego spisu z natury.

Oczywiście jednostka powinna również posiadać sformalizowane  wewnętrzne procedury regulujące przebieg inwentaryzacji ciągłej wyznaczające pola spisowe, których wielkość umożliwia przeprowadzenie spisu w ciągu jednego dnia i zaktualizowanie stanów magazynowych na bieżąco. Podsumowując, inwentaryzacja ciągła obejmuje spisem z natury cały zapas, niemniej proces ten jest rozłożony w czasie.

Inwentaryzacja w zautomatyzowanych magazynach wysokiego składowania

Magazynowe systemy informatyczne (Warehouse Management System) wykorzystywane do zarządzania zapasami pozwalają obecnie nie tylko na prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej. WSM umożliwia dodatkowo lokalizację poszczególnego asortymentu oraz integrację ewidencji zapasów z automatyką magazynową, co w efekcie prowadzi do stałej kontroli ilości i miejsca składowania zapasów. WSM ułatwia również organizację spisu z natury, ponieważ generuje plan inwentaryzacji, dzieląc odpowiednio pola spisowe, co z kolei umożliwia jednoczesną pracę wielu zespołów inwentaryzacyjnych. Inwentaryzacja ciągła jest optymalnym rozwiązaniem dla jednostek korzystających z WSM.

Należy przy tym pamiętać, że inwentaryzacja ciągła nie zwalnia jednostki z dochowania wymogów dokumentacyjnych i organizacyjnych spisu z natury. Konieczne jest zatem formalne ustalenie zasad inwentaryzacji przez kierownika jednostki, w tym, wydanie przez niego zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określenie planu sytuacyjnego i harmonogramu oraz spisanie instrukcji inwentaryzacyjnych. Zapasy należy odpowiednio przygotować do spisu na przykład poprzez ich posegregowanie asortymentami, wydzielenie zapasów obcych czy niepełnowartościowych. Zespoły spisowe nie powinny składać się z osób odpowiedzialnych za zapasy objęte spisem z natury czy prowadzące ich ewidencje księgową. Rzetelność spisu z natury zależy bowiem nie tylko od metod inwentaryzacji, ale również od niezależności osób ją przeprowadzających.

Więcej na www.mazars.pl