Cyfryzacja w rachunkowości: co nas czeka w e-fakturach?

niedz. 19 sty 2020

Cyfryzacja w rachunkowości jest procesem dynamicznie zmieniającym realia pracy księgowych. W niniejszym artykule przedstawię zmiany, których możemy się spodziewać w najbliższym czasie, polegające na zastąpieniu tradycyjnych e-faktur fakturami ustrukturyzowanymi.

Od wielu lat w obrocie gospodarczym krążą e-faktury w postaci elektronicznej (zazwyczaj w PDF). Niemniej, sposób ich ewidencji  w systemach księgowych niewiele różni się od księgowania faktury w formie papierowej. Faktury takie są ręcznie wprowadzane do systemów księgowych, a co najwyżej proces ten jest wspomagany przez aplikację OCR umożliwiającą optyczne rozpoznawanie znaków. W każdym wypadku jednak, ludzka ingerencja jest konieczna i stanowi duży nakład pracy. Sytuacja ta bardzo się zmieni, gdy wszystkie faktury zyskają postać elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana jest to elektroniczna faktura , która posiada ustrukturyzowany zapis danych w formacie XML. Zakres zawartych danych jest jednolity i ściśle określony kategoriami informacji, które według norm przyjętych przez Unię Europejską powinna posiadać ustrukturyzowana faktura. Jej funkcjonowanie ma na celu automatyczne przekazywanie i przetwarzanie danych z faktur między systemami księgowymi wystawców i odbiorców, co upraszcza i usprawnia rozliczenia oraz skraca pracę człowieka w tym zakresie.

Platforma Elektronicznej Fakturacji dla transakcji B2G

W Polsce już od 2019 roku istnieje utworzona przez Ministerstwo Rozwoju Pracy i Technologii Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), będąca centralną platformą do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Platforma Elektronicznego Fakturowania jest przeznaczona dla:

• zamawiających w zamówieniach publicznych, takich jak organy władzy publicznej, administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie publiczne i inne oraz
• wykonawców zamówień publicznych – przedsiębiorców wykonujących usługi i dostarczających towary dla podmiotów publicznych.

Koncepcja utworzenia PEF ma swoje źródło w Dyrektywie Unijnej 2014/55/EU w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych z 2014 roku, zgodnie z którą we wszystkich państwach członkowskich zamówienia publiczne mają być rozliczane z udziałem e-faktur w standardzie, który umożliwia ich automatyczne przetwarzanie. Na podstawie Dyrektywy, w Polsce w 2019 roku weszła w życie Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. poz. 2191).

Obecnie, wykonawcy zamówień publicznych nie mają jeszcze obowiązku wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych. Niemniej, podmioty publiczne, jako zamawiający, mają już obowiązek przyjmować takie faktury w systemie PEF. Należy się spodziewać, że w krótkim czasie obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych obejmie wszystkich wykonawców zamówień publicznych, ponieważ takie było założenie projektu.

Podsumowując, administracja państwowa dysponuje już systemem, który pozwala na elektroniczną wymianę ustrukturyzowanych faktur pomiędzy wystawcą a odbiorcą.

E-faktury specjalizowane

Dalszym etapem rozwoju PEF ma być uruchomiony w marcu 2020 r. projekt „E-faktury specjalizowane – rozbudowa Platformy Elektronicznego Fakturowania”. Głównym celem jest rozwój obecnych funkcjonalności PEF poprzez udostępnienie tzw. faktur specjalizowanych [np. faktur za dostawę energii elektrycznej, paliw gazowych, usług wodociągowych, telekomunikacyjnych, czy też specjalizowanych usług finansowych (np. faktoring)].

Włączenie dostawców usług specjalizowanych w proces fakturowania elektronicznego ma przyczynić się, wg zapowiedzi Ministerstwa, do skrócenia czasu potrzebnego na obsługę elektronicznych faktur specjalizowanych i zmniejszenia kosztów ich przetwarzania zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i jednostek administracji publicznej. Planowany termin zakończenia projektu to I kwartał 2022 roku.

E-faktury dla przedsiębiorców

Wprowadzenie e-faktur w zamówieniach publicznych (B2G) wydaje się zaledwie pierwszym krokiem do wprowadzenia w Polsce powszechnego obowiązku emitowania faktur w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Do takiego wniosku możemy dojść na podstawie komunikatów rządowych.

17 grudnia 2020 roku Ministerstwo Finansów poinformowało, że projekt ustawy dotyczący e-faktur i centralnej bazy e-faktur – tj. Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) już niebawem trafi do konsultacji publicznych. E-faktury będą stanowić rodzaj faktur elektronicznych, wystawianych i otrzymywanych za pośrednictwem KSeF. Pod koniec 2021 r. e-faktury mają zostać wdrożone w formule dobrowolnej, a następnie od 2023 r. obowiązkowej.

Wszystko zatem wskazuje na to, że podobnie jak w innych krajach unijnych, takich jak Włochy, Hiszpania czy Portugalia, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, już w bardzo niedalekiej przyszłości będzie dotyczył wszystkich transakcji B2B.

W celu uzgodnienia powyższych kwestii zachęcam do kontaktu ze mną oraz odwiedzenie www.mazars.pl.