Nadgodziny a praca zdalna

pon. 11 maj 2020

Praca spoza biura z każdym rokiem zyskuje coraz większą popularność, jak również przychylność pracodawców i pracowników. COVID-19 zmusił obie strony do przetestowania w praktyce tego rozwiązania na większą skalę. Wiele wskazuje na to, że po pandemii może stać się normą w niektórych organizacjach, przyczyniając się m.in. do ograniczenia kosztów prowadzenia działalności. Jak rozliczać nadgodziny w trybie pracy zdalnej?

Rozliczanie nadgodzin

W przepisach kodeksowych poza telepracą, której nie należy utożsamiać z pracą zdalną czy home office, nie ma szczegółowych uregulowań poświęconych tej formie pracy. Do rozliczania czasu pracy, w tym nadgodzin stosuje się ogólne przepisy kodeksu pracy. Niezależnie od tego wskazane jest, aby pracodawcy samodzielnie uregulowali zasady wykonywania pracy spoza biura w przepisach wewnątrzzakładowych określając m.in. sposób potwierdzania obecności w pracy czy zasady wykonywania pracy nadliczbowej.

Zgodnie z definicją kodeksu pracy, nadgodziny to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.  W ruchomym czasie pracy, w którym pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w określonym przedziale czasowym, rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Praca nadliczbowa jest dopuszczalna w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Forma polecenia wykonywania pracy

Przyjmuje się, że polecenie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie musi mieć szczególnej formy, tj. może być ustne, pisemne, a nawet dorozumiane. W przypadku pracy w trybie home office, aby nie dochodziło do samowolnych nadgodzin i późniejszych sporów z pracownikiem, warto z góry określić na jakich zasadach praca nadliczbowa może być wykonywana. Wydaje się racjonalnym wprowadzenie zasady, że jest to możliwe dopiero po uzyskaniu uprzedniej zgody przełożonego, a dobrym rozwiązaniem będzie tu zastosowanie wzajemnej wymiany e-maili.

Warto również zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 4 września 2019 r. II PK 172/18 wydany w sprawie roszczenia o nadgodziny przez pracownika zatrudnionego w zadaniowym systemie telepracy, w którym Sąd stwierdził, że „pracownik powinien udowodnić lub wykazać z wysokim prawdopodobieństwem, że we wskazanych dniach pracy lub dniach wolnych od pracy pracował w interesie i co najmniej za dorozumianą akceptacją pracodawcy w konkretnej i weryfikowalnej liczbie godzin nadliczbowych, co pracodawca może kontestować przeciwdowodami, że taka potrzeba nie wystąpiła, ponieważ zadania te pracownik mógł i powinien był wykonać w granicach normalnego czasu pracy.” W postępowaniu sądowym podważone zostało również automatyczne założenie, że pracownik „wypełniał swoje zadania i obowiązki pomiędzy pierwszym a ostatnim mailem danego dnia pracy”.

Ostatnie wydarzenia, pojawienie się koronawirusa i rozpowszechnienie pracy zdalnej wyraźnie pokazują, jak niezbędnym stało się wprowadzenie do polskich przepisów szczegółowych regulacji dotyczących tej formy pracy. W nowej rzeczywistości koniecznym wydaje się również rozważenie przedefiniowania samego pojęcia czasu pracy o co postulują już niektórzy pracodawcy i eksperci. Dopóki jednak ustawodawca nie zdecyduje się na reformę prawa pracy, pracodawca musi oprzeć się w swoich działaniach na obecnie obowiązujących przepisach oraz zadbać o doprecyzowanie niektórych kwestii we własnym zakresie.