Zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych od 2022 r.

Zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych od 2022 r.

czw. 13 sty 2022

Nowelizacja Ustawy o Rachunkowości, która weszła w życie 1 stycznia 2022 r. wprowadziła uproszczenia w podpisywaniu dokumentów finansowych.

Zgodnie z dotychczasowymi przepisami sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej było podpisywane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego przez wszystkie osoby wchodzące w skład organu zarządzającego (w spółkach – przez członków zarządu) a także przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Ułatwienia od 1 stycznia 2022 r.

Do ustawy wprowadzono możliwość uproszczenia w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych dla jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy. Zmiana w przepisach polega na tym, że w przypadku takich jednostek sprawozdanie finansowe może zostać podpisane przez jednego członka zarządu.

Warunkiem skorzystania z tej możliwości jest uzyskanie przez osobę podpisującą sprawozdanie finansowe oświadczeń od pozostałych członków organu wieloosobowego potwierdzających spełnianie przez sprawozdanie wymagań przewidzianych w ustawie o rachunkowości (wymóg przewidziany w art. 52 ust. 2b ustawy). Związane jest to z wprowadzeniem ogólnej zasady, zgodnie z którą podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, iż spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie (art. 52 ust. 2a).

Zarówno podpisanie sprawozdania, jak i złożenie oświadczenia o spełnianiu przez sprawozdanie wymagań przewidzianych w ustawie, niosą za sobą te same skutki w zakresie odpowiedzialności członka organu zarządzającego, który podpisując sprawozdanie lub składając oświadczenie, potwierdza, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z wymogami ustawy.

Ustawa przewiduje również sytuację, w której pozostałe osoby wchodzące w skład organu zarządzającego odmówią złożenia oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga pisemnego uzasadnienia

Analogicznie zmiany te dotyczą też podpisywania skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z działalności jednostki.

Zarówno odmowa podpisania sprawozdania finansowego, jak i oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, a także odmowa złożenia takiego oświadczenia powinny być sporządzone:

  • w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub;
  • w formie papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem (art. 52 ust. 2d).

W przypadku sporządzenia powyższych dokumentów w formie papierowej, osoba podpisująca sprawozdanie finansowe będzie zobowiązana do sporządzenia elektronicznych kopii tych dokumentów.

Dodatkowo w treści każdego z powyższych oświadczeń należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego dokumenty te dotyczą, w szczególności poprzez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.

Składanie oświadczeń w rejestrze sądowym

Zgodnie z art. 69 ust. 3a oświadczenia muszą zostać złożone do właściwego rejestru sądowego, podobnie jak to ma miejsce w przypadku sprawozdania finansowego. Jednakże w praktyce będzie to możliwe dopiero od 1 czerwca 2022 r. Jeżeli sprawozdanie finansowe, do którego dołączone będą oświadczenia, zostanie zatwierdzone przed 1 czerwca 2022 r., to zgodnie z art. 13 ust. 3 Ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie Ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 23.11.21 r., poz. 2106), należy je złożyć do rejestru sądowego ze wszystkimi wymaganymi załącznikami w okresie od 1 do 15 czerwca 2022 r. Natomiast sprawozdania finansowe zatwierdzone po 31 maja 2022 r. podlegają złożeniu do rejestru sądowego w dotychczas obowiązującym terminie, tj. w ciągu 15 dni od daty ich zatwierdzenia.

Stare zasady wciąż obowiązują

Podsumowując, od 1 stycznia 2022 r. jednostki mają możliwość wyboru, tj. podpisywania sprawozdań finansowych przez wszystkich członków organu zarządzającego, jak dotychczas, lub przez jednego członka po uzyskaniu stosownych oświadczeń od pozostałych członków organu. Stosowanie nowego rozwiązania ma zatem charakter fakultatywny. Po zmianie przepisów dalej możliwe będzie podpisywanie sprawozdań finansowych zgodnie z utrwaloną do tej pory praktyką, to jest przez wszystkich członków organu zarządzającego jednostką.

Jak możemy pomóc?

Oferujemy outsourcing usług sprawozdawczych, które spełniają indywidualne potrzeby klientów i ich organizacji. Jako firma międzynarodowa posiadamy zespół specjalistów, którzy współpracują z firmami w wielu jurysdykcjach. Poprzez koordynację współpracy w różnych krajach, zapewniamy spójną i zintegrowaną obsługę. Więcej informacji na temat naszych usług znajduje się na www.mazars.pl.