Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

Zawieszenie aktów prawa wewnętrznego w związku z trudną sytuacją finansową pracodawcy

W ciągu ostatnich kilku tygodni Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydał pierwsze decyzje w sprawie zwolnienia z obowiązku opłacania składek za okres marzec – maj 2020. Wiele firm otrzymało odmowę w tej kwestii, podczas gdy ich sytuacja, w związku z utrzymującą się pandemią, nadal jest trudna. Niektóre z nich obawiają się, że staną przed koniecznością zwalniania pracowników z powodu pogłębiającej się niewypłacalności. Jednym z rozwiązań wydaje się zawieszenie aktów prawa wewnętrznego.

Odmowa zwolnienia z obowiązku opłacania składek – co dalej?

Obok rządowych propozycji pomocy dla Pracodawców istnieje rozwiązanie, które może okazać się dla nich równie skuteczne, jeśli chodzi o zmniejszenie wydatków i kosztów związanych z prowadzoną działalnością oraz zatrudnianiem pracowników. Mowa o rozwiązaniu prawnym, które daje art.91 Kodeksu Pracy, a mianowicie o zawieszeniu stosowania zakładowych przepisów prawa pracy w związku z trudną sytuacją finansową Pracodawcy.

W swej istocie dotyczy on wyłącznie zawieszenia aktów prawa wewnętrznego tj. regulaminów pracy, wynagradzania, regulaminów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, układów zbiorowych pracy, porozumień, statutów i to zarówno w całości, jak i w części. Wprost wskazuje się, że rozwiązanie nie obejmuje ustaw i rozporządzeń. Tym samym akty prawa wewnętrznego możemy zawiesić tylko w zakresie, w jakim wprowadzają dla pracowników rozwiązania korzystniejsze niż ogólnie obowiązujące normy. Co więcej, zawieszenie może dotyczyć jedynie przepisów odnoszących się do praw i obowiązków stron stosunku pracy. Przykładowo, jeżeli ustali się to w porozumieniu, Pracodawca może nie wypłacać czasowo premii czy nagród zagwarantowanych w aktach wewnątrzzakładowych.

Forma zawieszenia przepisów

Ustawodawca wskazuje, że zawieszenie przepisów powinno nastąpić w formie porozumienia Pracodawcy z organizacją związkową reprezentującą pracowników. Jeżeli jednak takowa organizacja nie działa u danego Pracodawcy, porozumienie może być zawarte z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u niego trybie. Nie powinny być to osoby wskazane przez Pracodawcę. Może się zdarzyć, że w danym zakładzie pracy działa kilka organizacji związkowych, choć dotyczy to raczej większych firm. Nasuwa się pytanie, która z nich powinna przedstawić swoje stanowisko przy zawieraniu porozumienia z art.91 KP? Państwowa Inspekcja Pracy zaleca, aby w takim wypadku stosować przepisy Ustawy o związkach zawodowych (art. 30 ust. 5). Zgodnie z ich brzmieniem, organizacje związkowe powinny ustalić wspólne stanowisko w sprawie zawieszenia przepisów. Jeżeli natomiast do tego nie dojdzie, nie będzie możliwe zawarcie porozumienia w sprawie zawieszenia, bo jak należy pamiętać, Pracodawca nie może o tym zdecydować samodzielnie.

Zawarte porozumienie Pracodawca ma obowiązek przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Przyjmuje to jednak formę zawiadomienia, nie zgody.

Jak definiować trudną sytuację finansową?

Nigdzie nie ustalono natomiast wytycznych co do tego, jak powinno się rozumieć złą sytuację finansową, która wyznacza przecież możliwość skorzystania z zawieszenia przepisów. Pracodawca przedstawia organizacjom związkowym kondycję firmy, popierając to dokumentami. Wyniki finansowe powinny być na tyle niekorzystne, aby zawieszenie przepisów mogło uzyskać aprobatę przedstawicielstwa pracowników. Ocena zasadności trudnej sytuacji firmy należy zatem do stron zawierających porozumienie i ziści się właśnie w jego zawarciu. Sąd Najwyższy stwierdził, że w razie jakiegokolwiek sporu, kondycja finansowa firmy w czasie zawierania porozumienia nie będzie podlegała kontroli. Jednakże nie wyłącza to możliwości sądowej oceny legalności tych porozumień, w szczególności w odniesieniu do trybu ich zawarcia, a także równego traktowania i niedyskryminacji (art. 32 i art. 33 Konstytucji, art. 9 § 4 w związku z art. 112, art. 113i art. 183a-183ck.p.) – wyrok Sądu Najwyższego z 6 grudnia 2005 roku, III PK 91/05, OSNP 2006/316.

Okres zawieszenia przepisów

Strony zawierające porozumienie o zawieszeniu przepisów decydują również o czasie jego trwania. Ustawodawca zaznaczył jednak, że nie może trwać ono dłużej niż 3 lata. Nie ma przeszkód, aby przedłużyć porozumienie zawarte na krótszy okres, jedynie jednak do osiągnięcia tego maksymalnego pułapu.

Należy zaznaczyć, że art. 91 KP daje Pracodawcy wyłącznie możliwość zawieszenia pewnych postanowień przepisów wewnętrznych. Nie może w żadnym wypadku dokonać ich zmiany w tym trybie. Przepisy nadal mają tę samą treść, a Pracodawca posiada jedynie prawo do czasowego ich nieprzestrzegania.

Korzyści czasowego zawieszenia przepisów

Instytucja zawieszenia przepisów jest o tyle wygodna dla Pracodawcy, gdyż nie musi on wręczać pracownikom porozumień lub wypowiedzeń zmieniających, jak to się zwykle robi w razie pogorszenia warunków zatrudnienia. Zmiany w tym przypadku zajdą z mocy prawa. Co więcej, zawieszenie stosowania niektórych postanowień aktów prawa wewnętrznego będzie dotyczyło wszystkich zatrudnionych, nawet tych chronionych, czy przebywających na urlopach związanych z rodzicielstwem. Warto jednak pamiętać, że w przypadku skorzystania z powyższego rozwiązania, należałoby postawić na komunikację z pracownikami, i mimo że nie nakłada się obowiązku informowania ich o zmianach, warto to uczynić. Pozwoli to z pewnością uniknąć sytuacji spornych i umożliwi pracownikom zrozumienie trudnego położenia Pracodawcy.

Inne możliwości postępowania

Pokrewną instytucją do wyżej wspomnianej, jest instytucja z art. 231a KP odnosząca się do stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż te wynikające z zawartych z nimi umów o pracę. Z tego rozwiązania może skorzystać węższa grupa, bo jedynie Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy lub zatrudniający mniej niż 20 pracowników. Dokonuje się to również w drodze zawieranego porozumienia, na takich samych zasadach jak w przypadku stosowania art. 91 KP – a więc porozumienie się z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników w sprawie zawieszenia zapisów na okres do 3 lat. W ten sposób Pracodawca może np. pozbawić pracowników dodatkowych składników wynagrodzenia, gwarantowanych w umowie o pracę lub nawet obniżyć wynagrodzenie, oczywiście do pułapu minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku (w 2020 r. wynosi ono 2600 zł brutto). Porozumienie w tej sprawie Pracodawca również musi przekazać do właściwego miejscowo Inspektora Pracy.

Obydwa rozwiązania zagwarantowane w Kodeksie Pracy bez wątpienia pozwolą Pracodawcom znaleźć czasowe oszczędności, które z kolei mogą okazać się zbawienne dla istnienia firmy i utrzymania miejsc pracy. W czasie trwania pandemii na pewno stanowią alternatywę dla oferowanych przez rząd form pomocy dla Pracodawców.

Karolina Kurowska

Starszy Asystent w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych

Autor artykułu.

Aneta Jurkiewicz

Dyrektor Działu Usług Kadrowo-Płacowych

W Mazars od 2000 roku. Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie (Finanse i Bankowość). Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując kolejno w dziale Corporate Finance, dziale Audytu i dziale Usług Kadrowo-Płacowych, którym obecnie zarządza. Doradza zarówno globalnym korporacjom, polskim i międzynarodowym firmom rodzinnym oraz podmiotom z sektora MŚP. Ekspert w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Biegle włada językiem angielskim oraz zna język francuski. Mama trzech wspaniałych córek.