Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych: uregulowania prawne w zakresie tworzenia i rezygnacji

Aby wyrównać szanse i wesprzeć mniej zamożnych pracowników, pracodawca może utworzyć w firmie Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Jest to fundusz celowy, z którego środki przeznacza się na pomoc socjalną dla pracowników (np. zapomogi losowe, pomoc finansową dla osób uprawnionych znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej oraz zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową).

Dla kogo wsparcie?

Pomoc z Funduszu ma być skierowana do pracowników i osób uprawnionych o najniższych dochodach, i skutkować ma złagodzeniem różnic w poziomie życia. Beneficjentami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są więc najczęściej rodziny wielodzietne, samotni rodzice, emeryci czy renciści, chorujący pracownicy.

Kodeks Pracy, w art. 771, reguluje przyznawanie wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą, do których należy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Pozostałe przepisy określające fundusz socjalny w firmie, można znaleźć w Ustawie.

Zasady tworzenia oraz funkcjonowania ZFŚS określa natomiast Ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W tym roku na naszym blogu pojawił się już temat ZFŚS, ale w kontekście zawieszenia aktów prawa wewnętrznego w związku z pandemią.

Wysokość świadczeń

Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz mogą wydatkować z niego wyłącznie na działalność socjalną wskazaną w Ustawie o ZFŚS. Przy czym dla zróżnicowania wysokości tej pomocy należy stosować tzw. kryterium socjalne.

W art. 8. 1. Ustawy wskazano, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oznacza to, że wysokość świadczeń nie może być jednakowa dla wszystkich pracowników (bo trudno sobie wyobrazić, że wszyscy mają identyczną sytuację materialną i takie same potrzeby). Nie można też uzależniać wysokości wypłat od np. stażu pracy.

Tworzenie ZFŚS

Nie wszyscy pracodawcy mają obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a co za tym idzie – dokonywania odpisów. Zapomogi mogą być także wypłacane ze środków obrotowych pracodawcy, na podstawie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Wypłata zapomogi może także wynikać z wewnątrzzakładowych uregulowań obowiązujących u danego pracodawcy.

Kto natomiast tworzy ZFŚS?

  • Pracodawcy publiczni – pracodawcy, którzy działają w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych: pracodawcy jednostek państwowych (np. państwowych uczelni wyższych, przedsiębiorstw państwowych, centralnych urzędów) jak i samorządowych (np. spółek komunalnych, szkół samorządowych). Ustawa wyraźnie nakłada na nich obowiązek tworzenia funduszu, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników i nie przewiduje możliwości żadnych wyjątków, zarówno w kwestii samego tworzenia ZFŚS jak i wysokości odpisu na ten fundusz.
  • Duzi pracodawcy niepubliczni – zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ustawa nie mówi o 50 pracownikach w sensie osobowym, lecz o 50 pełnych etatach. Decydującym dla określenia liczby pracowników z punktu widzenia obowiązku tworzenia ZFŚS jest każdorazowo dzień 1 stycznia. Zmiana zatrudnienia w ciągu roku nie powoduje zmiany sytuacji pracodawcy.
  • Mali pracodawcy niepubliczni – zatrudniający, według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z wyjątkiem pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, mogą:
    • tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w ustawie lub
    • wypłacać świadczenie urlopowe.

Rezygnacja z  tworzenia ZFŚS

Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych uzależnia możliwość nietworzenia Funduszu od dopełnienia określonych formalności. Forma rezygnacji zależy od tego czy w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania.

Obowiązek pracodawcy w zakresie tworzenia funduszu zależy od tego do jakiej grupy pracodawców zalicza się dany podmiot. Jeżeli pracodawcą jest jednostka budżetowa, to nie może zrezygnować z tworzenia funduszu, a ponadto ma obowiązek tworzenia funduszu niezależnie od ilości osób zatrudnionych.

Na podstawie art. 4 ustawy o ZFŚS pracodawcy w drodze regulacji wewnątrzzakładowych mogą postanawiać o:

  1. rezygnacji z tworzenia funduszu,
  2. zaprzestaniu tworzenia funduszu przez określony czas,
  3. ukształtowaniu odmiennych odpisów na fundusz niż określone w ustawie (niższych lub wyższych).

W tabeli zaprezentowano różne formy prawne rezygnacji z tworzenia ZFŚS:

rezygnacja z tworzenia ZFŚS

Do kiedy obowiązuje informacja o nietworzeniu ZFŚS

Informacja w sprawie nietworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i niewypłacania świadczenia urlopowego jest wiążąca tylko w danym roku. Jeżeli pracodawca będzie chciał zrezygnować z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego w kolejnych latach, w każdym roku musi ponownie przekazywać pracownikom stosowną informację w terminie do 31 stycznia danego roku.

Artykuł ten jest jednym z serii artykułów o ZFŚS. Przedstawiono w nim zasady tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Specjalnych. Kolejne treści dotyczyć będą uprawnień do korzystania z ZFŚS, uregulowań RODO oraz zagadnień związanych z zawieszeniem funkcjonowania ZFŚS z powodu trudnej sytuacji ekonomicznej w następstwie koronawirusa.

Więcej na www.mazars.pl

Marta Michalik

Specjalista w Dziale Usług Księgowych i Kadrowo-Płacowych

Autor artykułu.

Aneta Jurkiewicz

Dyrektor Działu Usług Kadrowo-Płacowych

W Mazars od 2000 roku. Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie (Finanse i Bankowość). Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując kolejno w dziale Corporate Finance, dziale Audytu i dziale Usług Kadrowo-Płacowych, którym obecnie zarządza. Doradza zarówno globalnym korporacjom, polskim i międzynarodowym firmom rodzinnym oraz podmiotom z sektora MŚP. Ekspert w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Biegle włada językiem angielskim oraz zna język francuski. Mama trzech wspaniałych córek.