Praca zdalna w znowelizowanym Kodeksie pracy

pon. 13 cze 2022

Zgodnie z projektem nowelizacji Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw przyjętym przez rząd 24 maja 2022 r. i skierowanym do Sejmu 7 czerwca 2022 r., praca zdalna zostanie uregulowana w Kodeksie pracy i zastąpi telepracę. Przed pracodawcami kolejne zmiany i konieczność dostosowania regulacji wewnętrznych, przeszkolenia zespołów kadrowych i zaplanowania dodatkowych środków finansowych. Poniższy artykuł przedstawia dekalog obowiązków i praw pracodawcy wynikający z uregulowania pracy zdalnej.

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że praca będzie mogła być świadczona całkowicie  zdalnie, jak i w modelu hybrydowym, tj. zarówno zdalnie, jak i w siedzibie pracodawcy, zgodnie z ustaleniami pomiędzy stronami umowy o pracę.  Dodatkowo będzie też możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie, w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym.

Dekalog obowiązków i praw pracodawcy w związku z pracą zdalną:

1. Przygotowanie oceny ryzyka zawodowego oraz informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

2. Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (lub organizacjami – jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa). Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej określi pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte wspomniane porozumienie, ani nie został wydany regulamin. W takiej sytuacji pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

3. Opracowanie procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzanie, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie.

4. Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, przy czym w tym drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

5. Zebranie przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej oświadczenia, składanego w postaci papierowej lub elektronicznej, o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka i zasad BHP oraz oświadczenia, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

6. Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie kosztów związanych z tymi czynnościami.

7. Pokrycie kosztów eksploatacji narzędzi pracy, energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w akcie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej. Pokrycie wspomnianych kosztów (ewentualnie ekwiwalentu w przypadku niezapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy) będzie mogło być zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Pokrycie kosztów, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.2).

8. Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną składanego przez:

• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej takiemu pracownikowi, tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.

9. Obowiązek traktowania pracowników wykonujących pracę zdalną nie mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

10. Prawo do przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika oraz w porozumieniu z pracownikiem; między innymi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Nowelizacja w zakresie pracy zdalnej była długo wyczekiwana przez pracodawców i pracowników, a jej uregulowanie jest odpowiedzią na  trendy rynkowe przejawiające się w potrzebie zapewnienia pracownikom równowagi praca-dom, rozszerzania rekrutacji i pozyskiwania pracowników i kompetencji w całej Polsce, bez konieczności otwierania nowych oddziałów i wynajmowania dodatkowej powierzchni. Pracodawcy, którzy wprowadzą model pracy zdalnej będą mieli większą łatwość w pozyskaniu nowych pracowników, gdyż możliwość pracy zdalnej jest wskazywana przez kandydatów do pracy jako jeden z kluczowych benefitów branych pod uwagę przy wyborze wymarzonego pracodawcy.

Jeśli zainteresował Państwa temat nowelizacji Kodeksu pracy, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami poprzez formularz na stronie.