Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych

Przedsiębiorca zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych może je prowadzić we własnym zakresie lub powierzyć ich prowadzenie wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa może być zatem różne, w tym znajdować się poza krajem. Ustawa o rachunkowości pozwala bowiem na powierzenie prowadzenia ksiąg przez usługodawców prowadzących w tym zakresie działalność w innych państwach członkowskich (tj. z krajów UE, EFTA, EOG i z innych państw, które zawarły z UE umowę o swobodzie świadczenia usług).

MIEJSCE PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

Zagadnienie miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych zostało określone w art. 11 Ustawy o rachunkowości (UoR). Przepis ten stanowi m.in., iż:

  • księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę (ust. 1),
  • jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, który prowadzi działalność usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (ust. 2 pkt 1).

W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu lub kontroli nadzoru.

Co do miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych za pośrednictwem systemów finansowo-księgowych, to nie musi być ono tożsame z miejscem przechowywania danych księgowych. W praktyce coraz częściej zdarza się, że księgi prowadzone są przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Konieczne jest jednak, zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości, spełnienie następujących warunków:

  • jednostka sprawuje kontrole nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami,
  • jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe,
  • księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco,
  • zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi,
  • dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

MIEJSCE PRZECHOWYWANIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Księgi rachunkowe po ich zamknięciu należy przechowywać w odpowiedni, zgodny z przepisami sposób.

Zasady przechowywania dokumentacji księgowej reguluje rozdział 8 Ustawy o rachunkowości „Ochrona danych”. Dokumentację ksiąg rachunkowych należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 1 UoR).

Księgi rachunkowe można przechowywać w formie:

  • zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych (art. 72 ust. 1 UoR),
  • wydruków sporządzonych nie później niż na koniec roku obrotowego (art. 72 ust. 2 UoR).

W świetle przepisów zawartych w ustawie o rachunkowości księgi rachunkowe zasadniczo prowadzone są przez jednostkę i w jednostce przechowywane. Ustawodawca dopuszcza jednak możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowym podmiotom zewnętrznym, co skutkuje zmianą miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych poza jednostką:

  • przechowywanie ksiąg rachunkowych przez inny podmiot

Księgi rachunkowe mogą być przechowywane poza jednostką, o ile zostaną przekazane innemu podmiotowi świadczącemu usługi w zakresie przechowywania dokumentów. W takim przypadku, na mocy art. 11a Ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki jest obowiązany do zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli w siedzibie jednostki albo w miejscu sprawowania zarządu czy w innym miejscu za zgodą organu kontroli.

  • przechowywanie ksiąg rachunkowych przez podmioty, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia lub przekształcenia

Zgodnie z art. 76 w przypadku, gdy  podmiot zakończył swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, jego księgi rachunkowe przechowuje jednostka kontynuująca działalność.

  • przechowywanie ksiąg rachunkowych po likwidacji podmiotu

W przypadku gdy podmiot został zlikwidowany, dokumenty przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. Zgodnie z art. 76 Ustawy o rachunkowości kierownik jednostki, likwidator lub syndyk informuje o miejscu przechowywania dokumentów właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

  • przechowywanie ksiąg rachunkowych poza granicami Polski

Zgodnie z art. 11 i art. 11a Ustawy o rachunkowości podatnik może przechowywać księgi rachunkowe poza granicami Polski. Przedsiębiorca, podejmując taką decyzję, musi powiadomić o tym właściwe organy podatkowe w Polsce na formularzu NIP-8 lub NIP-2. W przypadku kontroli podatkowej podatnik w takim przypadku będzie zobowiązany do dostarczenia wszystkich dokumentów do swojej siedziby lub innego miejsca na terenie Polski (uzgodnionego wcześniej z kontrolującymi).

Ochrona przechowywanych danych przez jednostki prowadzące księgi przy użyciu komputera

Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych. Co ważne, warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w takiej formie jest posiadanie oprogramowania pozwalającego na odtworzenie dowodów w postaci wydruku (art. 73 ust. 2). Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Ochrona danych w jednostkach, które zapisują treść dowodów księgowych na informatycznych nośnikach danych, powinna polegać na:

  • stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
  • doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej,
  • systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem, że zapewni to trwałość zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
  • zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, stosując odpowiednie rozwiązania programowe i organizacyjne chroniące przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Okres przechowywania ksiąg rachunkowych wynikający z prawa bilansowego

Ogólne zasady przechowywania dokumentów księgowych zostały określone w art. 74 Ustawy o rachunkowości. Art. 74 ust. 2 wskazuje, że księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi te dotyczą.

Więcej na www.mazars.pl

Magdalena Krzyślak

PROJECT MANAGER W DZIALE USŁUG KSIĘGOWYCH

Autor artykułu.

Beata Ławecka

Senior Manager w Dziale Usług Księgowych

Odpowiada za projekty realizowana dla duży międzynarodowych korporacji, jak również klientów z sektora MŚP. Specjalistka w zakresie polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości, a także sprawozdawczości dla celów zarządczych. Biegły rewident z doświadczeniem w zakresie audytu oraz projektów typu due dilligence. Biegle włada językiem francuskim i angielskim. Prywatnie miłośniczka muzyki i literatury.