Księgowość w e-commerce

wt. 03 sie 2021

Jak efektywnie zorganizować księgowość sklepu internetowego poza środowiskiem oprogramowania biznesowego e-commerce? Czy dotychczas stosowane rozwiązania będą mogły być utrzymane po wejściu w życie pakietu e-commerce 1 lipca 2021 roku? Z tekstu dowiesz się o możliwych rozwiązaniach prowadzenia księgowości sklepu internetowego poza środowiskiem oprogramowania e-commerce.

Księgowość sklepów internetowych

Prowadzenie sklepu internetowego to duże wyzwanie systemowe. Pozornie prosta witryna internetowa, na której za jednym kliknięciem kupujemy produkt przyjeżdżający do naszego domu kolejnego dnia, kryje w sobie wiele sprzężonych ze sobą systemów, odpowiadających między innymi za sprzedaż, płatności, magazyn. Jednocześnie taki biznes e-commerce to często tysiące transakcji miesięcznie. Jak przy takiej kompleksowości systemowej i ilości transakcji można efektywnie zorganizować księgowość spółki działającej w obszarze e-commerce? Patrząc na rynek sklepów internetowych (polskich lub zagranicznych przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce), do tematu można podejść dwutorowo.

W pierwszym przypadku system finansowo-księgowy może być sprzężony z oprogramowaniem biznesowym odpowiadającym między innymi za sprzedaż, płatności, magazyn i tworzyć z nim jedno środowisko informatyczne. Wówczas transakcje sprzedaży niejako automatycznie przenoszą się z systemu biznesowego do systemu finansowo-księgowego i na takich zintegrowanych danych można dalej pracować nad wykonywaniem obowiązków rachunkowych i podatkowych. Takie zintegrowane rozwiązanie informatyczne jest bardzo wygodne, ale ze względu na lokalne ustawowe wymogi rachunkowe i podatkowe w module finansowo-księgowym, w praktyce zazwyczaj pochodzi ono od polskiego producenta lub musi posiadać tzw. lokalną „nakładkę”. Często jednak zdarza się, że spółki e-commerce należące do międzynarodowych grup kapitałowych i realizujące sprzedaż w wielu krajach potrzebują korzystać z rozwiązań grupowych, czyli konkretnego oprogramowania biznesowego zagranicznego.

Księgowość e-commerce: migracja danych

W tym drugim przypadku firmy e-commerce potrzebują niejako „przejściówki” z oprogramowania biznesowego do systemu finansowo-księgowego. Jasnym jest, że taka integracja danych pomiędzy systemami: biznesowym i finansowo – księgowym musi następować w sposób zautomatyzowany. Jednocześnie, skoro oprogramowanie biznesowe i tak musi zawierać wszystkie dane dotyczące transakcji, w niektórych przypadkach można zastanowić się nad agregacją danych integrowanych do systemu finansowo-księgowego, tak aby proces maksymalnie zoptymalizować i wyeliminować ryzyko błędu. W przypadku, gdy sklep internetowy prowadzi sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej taka agregacja danych jest wręcz oczywista i konieczna. Natomiast często zdarzają się przypadki, że polska spółka posiadająca sklep internetowy prowadzi sprzedaż na terytorium Polski korzystając ze zwolnienia z prowadzenia kasy fiskalnej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów.

W uproszczeniu, może się to zadziać się, gdy, stosuje elektroniczne środki płatności w transakcjach z konsumentami, zatem dotyczy to większości sklepów internetowych. Wówczas taki polski sklep internetowy dokumentuje sprzedaż do swoich klientów osób fizycznych niebędących podatnikami fakturami VAT. W takim przypadku, mimo dużej ilości faktur, również jest możliwość zastosowania agregacji danych dotyczących sprzedaży przy integrowaniu danych z oprogramowania biznesowego do finansowo księgowego.

Wraz z wejściem w życie obowiązków ewidencyjnych JPK_V7M od października 2020, Ministerstwo Finansów dało możliwość zbiorczego ewidencjonowania takiej sprzedaży. Oczywiście są jeszcze inne wymogi podatkowe, jak chociażby JPK_FA oraz przepisy rachunkowe, które narzucają konieczność prowadzenia szczegółowych ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z kontrahentami, nawet w przypadku jednorazowych zakupów. W takim przypadku można uznać oprogramowanie sklepu internetowego służące do ewidencji sprzedaży internetowej jako księgę pomocniczą w zakresie rachunkowości oraz dostosować ją do wymogów związanych z generowaniem JPK_FA na żądanie.

Czy taka agregacja danych i korzystanie z oprogramowania biznesowego jako księgi pomocniczej uprości proces integrowania danych do systemu finansowo-księgowego?

Tak, jednak należy pamiętać, że taki model funkcjonowania księgi pomocniczej musi być opisany w polityce rachunkowości spółki. Zastanawiają się zapewne Państwo jak przy takim modelu agregacji sprzedaży firmy radzą sobie ze śledzeniem należności w oprogramowaniu finansowo-księgowym? Przecież przy różnych rozwiązaniach dotyczących płatności elektronicznych, zdarza się, że może być kilkugodzinna (lub nawet kilkudniowa) zwłoka pomiędzy transakcją sprzedaży a wpłynięciem płatności i oczywiście może to wystąpić na przełomie miesięcy. Śledzenie płatności z tytułu transakcji sprzedaży to jedna z kluczowych informacji w oprogramowaniu biznesowym sklepu internetowego. Zatem co do zasady powinna być to informacja pochodząca z biznesu, czyli transakcje z płatnościami się uzgadnia w księgach pomocniczych „na zewnątrz” oprogramowania księgowego i jedynie wynik takiego uzgodnienia integruje się do ksiąg rachunkowych, tak aby sprzedaż danego miesiąca drugostronnie miała odbicie w sumie płatności i należności. W idealnej sytuacji przytoczone równanie powinno się zgadzać na koniec miesiąca

Co w przypadku niezgodności?

W przypadku niezgodności unikalny numer transakcji / zamówienia, który sklepy internetowe stosują zazwyczaj zarówno do sprzedaży, jak i płatności pozwala zidentyfikować ewentualne różnice na podstawie danych biznesowych i wprowadzić odpowiednie zapisy do ksiąg. Oczywiście na powyższe równanie wpływają również faktury korygujące wynikające ze zwrotów towarów oraz innych przyczyn. Polityka zwrotów towarów bez podania przyczyny często w korzystnych dla klientów długich terminach jest powszechną praktyką rynkową sklepów internetowych. W tym zakresie jest kilka kluczowych kwestii, jak moment ponownego przejęcia własności towaru, odpowiedzialność w transporcie, zwrot płatności, które determinują ujęcie rachunkowe i podatkowe takich zwrotów. Dodatkowo w związku z obowiązującymi od 1 stycznia 2021 wymogami dotyczącymi ujęcia korekt in minus dla celów VAT kluczową sprawą jest też udokumentowanie tzw. uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz ich spełnienia. Dlatego niezwykle istotne jest uregulowanie powyższych kwestii w regulaminie sklepu, który przy każdorazowym zakupie jest zatwierdzany przez klienta. Oczywiście system fakturowania i prawidłowo wystawione faktury korygujące powinny podążać za tymi uregulowaniami, tak aby być podstawą do prawidłowego ujęcia zwrotów towarów dla celów rachunkowych i podatkowych.

Księgowość: oprogramowanie biznesowe

Jak wynika z naszych rozważań, prowadzenie rachunkowości firmy e-commerce na zewnątrz oprogramowania biznesowego, czy to in house czy w ogóle poza firmą przez zewnętrznego dostawcę usług księgowych, może być przy odpowiedniej parametryzacji zasilania danych między systemami rozwiązaniem naprawdę efektywnym i bezpiecznym. Dotyczy to również sytuacji sprzedaży produktów do konsumentów z innych krajów UE. W tym przypadku mamy do czynienia z analogiczną sytuacją, gdzie dane do systemu księgowego mogą być odpowiednio migrowane z systemu biznesowego, natomiast wszelkie wymogi podatkowe – przy założeniu przekroczenia progu sprzedaży wysyłkowej ustanowionego przez dany kraj – do końca czerwca 2021 i tak musiały być zapewnione poprzez rejestrację VAT i prowadzenie rejestrów VAT wg przepisów kraju konsumpcji.

Pakiet e-commerce w pigułce

W skrócie największa zmiana pakietu ecommerce, wiąże się z tym, że po przekroczeniu progu 10 tys. euro sklepy internetowe mają możliwość wyboru, jak rozliczać zagraniczny VAT. Mogą  zarejestrować się dla celów VAT w kraju konsumpcji i tam płacić podatek czyli tak, jak to było dotychczas, ale otrzymały również zupełnie nową możliwość skorzystania z tzw. procedury One Stop Shop, w skrócie OSS. Umożliwia ona zgłaszanie wszystkich transakcji wysyłkowych dokonanych w Unii Europejskiej w jednej deklaracji VAT, która składana jest kwartalnie w wybranym kraju UE, czyli w tzw. kraju identyfikacji. Kwoty w deklaracji OSS ujmowane są w walucie EURO i przy obliczaniu VAT trzeba stosować stawki VAT właściwe dla kraju konsumpcji. W ramach procedury OSS płatność VAT następuje w kraju identyfikacji. Jeśli krajem identyfikacji jest Polska to polski fiskus porozdziela VAT należny krajom konsumpcji.

Jednakże, czy ta zmiana może wpłynąć na tę dotychczasową kompatybilność pomiędzy oprogramowaniem biznesowym i finansowo-księgowym?

Dostosowanie systemów do wymogów ustawy VAT

Producenci oprogramowań finansowo – księgowych mają przygotowane odpowiednierozwiązania, by zapewnić techniczną możliwość ujęcia nowych wymogów np. w zakresie stawek i możliwość generowania nowego rodzaju deklaracji.

Jeśli firmom e-commerce uda się sparametryzować swój system biznesowy do nowych wymogów m.in. w zakresie fakturowania, stawek VAT, nowych obowiązków ewidencyjnych dotyczących faktur sprzedaży, to efektywna migracja danych do oprogramowania finansowo księgowego może być kontynuowana. Biorąc jednak pod uwagę kompleksowość przepisów i w niektórych przypadkach konieczność odwołania się do przepisów innych krajów UE, zalecamy, aby taka parametryzacja systemu biznesowego pod wdrożenia OSS do procesu sprzedaży odbyła się pod okiem doradców podatkowych.

Eksperci Mazars

Doradztwo Podatkowe Mazars oferuje takie usługi i jako międzynarodowa sieć korzystamy z wiedzy ekspertów z innych krajów UE. Jak już etap wdrożenia OSS będzie za Państwem, zapraszamy również do korzystania z usług księgowych i bieżącego VAT compliance, świadczonego przez Mazars. Zarówno polskie spółki e-commercowe, jak i spółki zagraniczne, które zdecydują się wybrać Polskę jako kraj identyfikacji, działamy właśnie na zasadzie automatycznego integrowania danych z oprogramowania biznesowego do finansowo-księgowego.

Gdyby byli Państwo zainteresowani tematyką księgowości w e-commerce bądź potrzebują Państwo wsparcia w obszarze księgowości w ogóle to serdecznie zachęcamy do kontaktu z nami poprzez formularz na stronie www.mazars.pl.