Mazars logo Mazars logo Mazars logo Blog Ekspertów Mazars

e-Sprawozdania finansowe kolejnym krokiem do automatyzacji dokumentacji

Rozbieżności między Ministerstwami

Struktury logiczne i format elektronicznych sprawozdań finansowych zostały udostępnione na stronie internetowej przez Ministerstwa Finansów już w sierpniu. Niemniej, po publikacji pojawiły się wątpliwości co do tego, które sprawozdania podlegają nowemu obowiązkowi, zwłaszcza, że nowe wymagania weszły w życie w ciągu trwającego roku. Co więcej, w tym zakresie rozbieżności pojawiły się także pomiędzy tym co publikowało Ministerstwo Finansów, a tym co mogliśmy przeczytać na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Ostatecznie stanęło na tym, że o tym, czy sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w nowej elektronicznej wersji, to jest w strukturze logicznej i formacie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, decyduje data jego sporządzenia. Zgodnie z tym podejściem, jeśli rok obrachunkowy podmiotu zakończył się 31 sierpnia 2018, a roczne sprawozdanie zostało sporządzone 15 października to musi mieć ono już nową, elektroniczną formę. Jeśli jednak podmiot sporządził sprawozdanie 30 września 2018 roku, to właściwą dla niego formą będzie jeszcze forma papierowa, przy czym do Krajowego Rejestru Sądowego trafi wersja zeskanowana.

Dodatkowe koszty

Roczne sprawozdanie, zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości musi zawierać podpis osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Pod sprawozdaniem podpisuje się również kierownik jednostki, co w przypadku spółek kapitałowych oznacza wszystkich członków zarządu. Tak więc, aby dopełnić nowych obowiązków, nie tylko należy zadbać o przygotowanie nowego formatu elektronicznego sprawozdań finansowych, co niewątpliwie będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami wsparcia IT, ale również zadbać o to, aby wszyscy podpisujący posiadali elektroniczne podpisy kwalifikowane lub profile zaufane ePUAP.

Składanie e- sprawozdań

Sprawozdania finansowe składane są do KRS przez członka zarządu posiadającego numer PESEL, co stanowi problem, gdy w zarządzie zasiadają wyłącznie cudzoziemcy. Przynajmniej jeden z członków zarządu musi wówczas uzyskać PESEL, co również wiąże się z dopełnieniem dość kłopotliwych dla cudzoziemców formalności w Polsce. Jednak, gdy uda się już wysłać sprawozdania finansowe poprzez portal KRS, nie ma  potrzeby, aby składać je ponownie w urzędzie skarbowym.

Więcej na www.mazars.pl

Beata Ławecka

Senior Manager w Dziale Usług Księgowych

Odpowiada za projekty realizowana dla duży międzynarodowych korporacji, jak również klientów z sektora MŚP. Specjalistka w zakresie polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości, a także sprawozdawczości dla celów zarządczych. Biegły rewident z doświadczeniem w zakresie audytu oraz projektów typu due dilligence. Biegle włada językiem francuskim i angielskim. Prywatnie miłośniczka muzyki i literatury.