E-faktury i Krajowy System e-Faktur (KSeF)

śr. 23 lut 2022

KSeF stanowi platformę teleinformatyczną służącą do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (tzw. e-faktur). Od początku stycznia 2022 r. podatnicy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Natomiast, zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, planowane jest wprowadzenie obligatoryjnego stosowania e-faktur w II kwartale 2023 r.

Jak wygląda e-fakturowanie na platformie KSeF?

W ramach systemu KSeF przedsiębiorcy mogą dokumentować sprzedaż w formie ustrukturyzowanego pliku elektronicznego (e-faktury), jak również otrzymywać e-faktury od kontrahentów.

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format .xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną przed Ministerstwo Finansów w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Szczegółowe informacje dotyczące wypełniania struktury FA(1) można znaleźć w broszurze informacyjnej opublikowanej przez Ministerstwo Finansów:

Co do zasady, faktury sprzedaży powinno się „wstępnie” przygotować w programie finansowo-księgowym / billingowym podatnika. Następnie powinno się je przesłać do systemu KSeF poprzez API. System dokona weryfikacji faktur i przydzieli im indywidualny numer identyfikacyjny. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami datą wystawienia e-faktury jest dzień jej przesłania do KSeF. Natomiast datą jej doręczenia kontrahentowi jest dzień przydzielenia e-fakturze indywidualnego numeru identyfikacyjnego w KSeF.

Na początek dobrowolnie, w przyszłości obowiązkowo

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Oznacza to, iż faktury ustrukturyzowane funkcjonują obecnie jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży, równolegle z fakturowaniem za pomocą dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej. Przy czym, aby móc obecnie przesyłać faktury ustrukturyzowane do odbiorcy za pośrednictwem KSeF sprzedawca powinien otrzymać zgodę nabywcy na otrzymywanie e-faktur w systemie. Zwracamy jednak uwagę, że w przypadku gdy nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie e-faktur w KSeF, nadal można wystawiać faktury ustrukturyzowane i korzystać z pewnych preferencyjnych rozwiązań przewidzianych dla podatników wystawiających e-faktury. Wówczas takie faktury należy przesyłać do odbiorcy w formie z nim uzgodnionej.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów fakturowanie za pośrednictwem KSeF ma stać się obowiązkowe dla podatników VAT bez konieczności uzyskiwania zgody nabywcy w II kwartale 2023 r. Przy czym, dla wprowadzenia obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych Polska potrzebuje zgody Komisji Europejskiej. Zatem nie jest wykluczone, że termin zapowiadany przez Ministerstwo Finansów może ulec jeszcze zmianie.

Korzyści wynikające z dobrowolnego stosowania faktur ustrukturyzowanych

Dobrowolne wystawianie e-Faktur poprzez system KSeF wiąże się z szeregiem korzyści:

• Skrócenie terminu na zwrot VAT z 60 do 40 dni. Podatnicy, którzy wybiorą wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej, szybciej otrzymają zwrot nadwyżki podatku VAT naliczonego. Niemniej jednak, aby skorzystać z takiego przyspieszonego zwrotu VAT, podatnik będzie musiał spełnić warunki przewidziane w ustawie o VAT, w tym wystawiać w danym okresie rozliczeniowym faktury wyłącznie za pomocą KSeF oraz być zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny przez okres 12 miesięcy poprzedzających okres rozliczeniowy przyspieszonego zwrotu. Przyspieszony tryb zwrotu będzie również ograniczony kwotowo. Kwota podatku naliczonego lub nadwyżki podatku naliczonego nad należnym nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych nie będzie mogła przekroczyć 3 000 zł.
• Ułatwienia w rozliczeniu faktur korygujących in minus. W przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będą stosowane przepisy dotyczące tzw. „uzgodnień” (tj. art. 29a ust. 13 i art. 86 ust. 19a ustawy o VAT). Korekta będzie dokonywana przez sprzedawcę w okresie wystawienia faktury korygującej in minus na platformie KSeF, natomiast przez nabywcę (o ile wyrazi on zgodę na otrzymywanie e-faktur za pośrednictwem KSeF) w okresie otrzymania faktury korygującej in minus na platformie KSeF.
• Zwolnienie z obowiązku przesyłania JPK_FA na żądanie organów podatkowych. W sytuacji gdy faktura zostanie wystawiona w formie ustrukturyzowanej, podatnik nie będzie zobowiązany do przesyłania JPK_FA dla takiej faktury. E-faktura będzie bowiem dostępna dla organów podatkowych w bazie KSeF.
• Brak konieczności archiwizowania e-faktur. Podatnik stosujący e-faktury nie będzie zobowiązany do przechowywania otrzymanych i wystawionych e-faktur. Wynika to z faktu, iż dokumenty te będą archiwizowane automatycznie w ramach systemu KSeF przez okres 10 lat.
• Brak obowiązku wystawiania duplikatów e-faktur. Do e-faktur nie mają zastosowania przepisy o duplikatach. Po wystawieniu e-faktura będzie dostępna na platformie KSeF. Zatem z praktycznego punktu widzenia nie będzie możliwości jej zgubienia, czy też zniszczenia.

Możliwość testowania rozwiązań KSeF

Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe, które umożliwia „próbne” wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie MF:

Jak przygotować się na e-fakturowanie?

Wdrożenie procesu wystawiania e-faktur na platformie KSeF będzie wiązało się z szeregiem przygotowań, jakie będą musieli podjąć podatnicy:

• Weryfikacja procesu wystawiania faktur. Wystawianie e-faktur na platformie KSeF oznacza, że organy podatkowe będą dysponować informacjami o realizowanych transakcjach w tzw. „czasie rzeczywistym”. Co więcej, e-faktura, które nie zawiera danych wymaganych nowymi przepisami, nie zostanie wystawiona na platformie KSeF, gdyż system jej nie zaakceptuje. W związku z tym przed przejściem na wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej rekomendowane jest zweryfikowanie, czy obecny system fakturowania stosowany w przedsiębiorstwie jest prawidłowy z punktu widzenia przepisów o VAT.
• Określenie zakresu danych niezbędnych do wystawienia e-faktury. Schema e-faktury udostępniona przez Ministerstwo Finansów zawiera ponad 400 pól. Aby dobrze przygotować się do wystawiania e-faktur na platformie KSeF kluczowe jest więc wcześniejsze zdefiniowanie pól wzoru faktury ustrukturyzowanej, które należy obowiązkowo wypełniać przy danym typie transakcji/działalności. Wskazane jest również odpowiednie dostosowanie posiadanego systemu billingowego w ten sposób, aby móc w nim na bieżąco zbierać dane potrzebne do e‑fakturowania w strukturze logicznej udostępnionej przez MF.
• Dostosowanie umów z kontrahentami do nowych przepisów. Nowy tryb wystawiania faktur może wymagać rewizji umów z kontrahentami i zmian postanowień dotyczących fakturowania.
• Integracja systemu billingowego / elektronicznego obiegu dokumentów / systemu księgowego z platformą KSeF. Aby móc efektywnie realizować nowe obowiązki w zakresie:
  • wystawiania faktur sprzedaży
  • odbierania faktur zakupu

wskazana jest integracja używanych systemów z platformą KSeF w sposób, który umożliwi zoptymalizowanie wysyłki faktur sprzedażowych oraz zapewni możliwość pobierania faktur zakupowych z platformy.

Przygotowanie do zmian

Biorąc pod uwagę zapowiedź obligatoryjnego wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej w II kwartale 2023 roku, korzystne jest wcześniejsze zaplanowanie działań wdrażających nowy tryb fakturowania. Przejście na wystawianie faktur za pośrednictwem platformy KSeF wymaga bowiem kompleksowego przygotowania od strony merytorycznej i technicznej. Może być zatem procesem wieloetapowym i czasochłonnym.